Wijzigingsbeheer
 |
De structuur van Wijzigingsbeheer
De module Wijzigingsbeheer in TOPdesk is de ideale tool om alle grote en kleine geplande wijzigingen binnen de organisatie af te handelen. Een goed voorbeeld van een kleine, functionele wijziging is het toevoegen van een extra functionaliteit aan een applicatie of het aanpassen van de lay-out van de website.
Een goed voorbeeld van een grote wijziging aan de infrastructuur is bijvoorbeeld het vervangen van een mailserver omdat u extra capaciteit nodig heeft. Een ander goed voorbeeld is een nieuwe collega helpen om aan de slag te gaan. In dit geval moeten veel afdelingen dingen doen, zoals accounts aanmaken (IT), de medewerker op de loonlijst zetten (HR), en ervoor zorgen dat er een werkplek beschikbaar is (FM).
Eenvoudige en Uitgebreide wijzigingen
Wijzigingsbeheer heeft twee soorten wijzigingen om de bovengenoemde wijzigingen te verwerken: de eenvoudige wijziging (
) en de uitgebreide wijziging (
). Een eenvoudige wijziging is snel te registreren en af te handelen. Het wordt gebruikt voor wijzigingen die niet erg complex zijn en kan dus door één persoon worden uitgevoerd. Anders dan bij eenvoudige wijzigingen is een uitgebreide wijziging complexer en zijn er meerdere mensen betrokken bij de uitvoering. Daarom bestaat een uitgebreide wijziging uit meerdere activiteiten die mogelijk worden uitgevoerd door meerdere afdelingen.
Wijzigingsfasen
 |
In TOPdesk hebben wijzigingen de volgende fasen:
Fase Voorlopige wijzigingsaanvraag-: een voorlopoge wijzigingsaanvraag (PRfC) kan door gebruikers worden ingediend via de selfserviceportal of door behandelaars via het Behandelaarsgedeelte. In het algemeen dient de wijzigingsbeheerder de aanvraag goed te keuren. Als je wilt dat gebruikers direct een wijzigingsaanvragen indienen, kan deze autorisatiestap worden overgeslagen.
Fase Wijzigingsaanvraag: in deze fase wordt besloten of de wijzigingsaanvraag (RfC) wordt verwerkt als een eenvoudige wijziging of een uitgebreide wijziging met meerdere activiteiten. Nadat een PRfC is goedgekeurd, moet de RfC worden goedgekeurd door een behandelaar. Als de aanvraag nog niet is gekoppeld aan een kant-en-klaar wijzigingssjabloon, kun je dit alsnog doen in deze fase.
Fase In uitvoering: een eenvoudige wijziging of eerste activiteit in de uitgebreide wijziging wordt na autorisatie in de takenlijst van de behandelaar gezet. Als de deadline van de wijziging niet kan worden gehaald, kan de planning altijd worden aangepast. Activiteiten, of kan de wijziging zelf, kunnen op ieder moment worden afgekeurd. Dit kun je doen bijvoorbeeld via optionele autorisatieactiviteiten in de Selfserviceportal.
Evaluatiefase (alleen bij uitgebreide wijzigingen): wanneer er bij een uitgebreide wijziging een evaluatiefase is, wordt deze gestart na de fase In Uitvoering. De fase wordt vaak gebruikt voor activiteiten die niet direct nodig zijn voor de implementatie van de wijziging, zoals het maken van backups.