Skip to main content

Standaardoplossingen gebruiken

Bij het invullen van de meldingkaart kan het pictogram Standaardoplossing oplichten. Dit betekent dat een standaardoplossing beschikbaar is voor iedere categorie die je hebt geselecteerd. Je kunt ook steekwoorden aan (sub)categorieën toewijzen, die vervolgens automatisch de juiste (sub)categorie aan meldingen toewijzen. Dit zorgt ervoor dat standaardoplossingen worden geactiveerd.

Als er een standaardoplossing beschikbaar is, kun je de gegevens gemakkelijk overnemen in de meldingkaart. Dit scheelt tijd omdat je geen meldingen over hoeft te typen.

Een nieuwe standaardoplossing aanmaken

  1. Klik op de knop Standaardoplossing in op de modulepagina Meldingenbeheer van de widget Nieuw.

  2. Vul de gewenste gegevens op de kaart in. Deze informatie wordt toegevoegd aan een melding wanneer de standaardoplossing wordt gebruikt.

    Standaardoplossingen worden getoond op basis van de categorie die wordt ingevuld in de melding. Met sleutelwoorden kunnen (sub)categoriën automatisch worden ingevuld.

  3. En sla je de kaart op.

Opmerking

Op het tabblad Bijlagen kun je documenten koppelen die naar een melding worden gekopieerd bij het toepassen van een standaardoplossing.

Tip

Bij het koppelen van een kennisitem aan een standaardoplossing kun je de velden Request en Actie vullen met de inhoud van een kennisitem, inclusief afbeeldingen, snelkoppelingen en tekst met opmaak.

Tip

Je kunt in het blok Afhandeling aangeven dat de melding moet worden gesloten. Dit betekent dat een melding die je hebt gemaakt op basis van een standaardoplossing wordt gesloten bij opslaan.

Een kennisitem koppelen

Door een kennisitem te koppelen aan een standaardoplossing kun je:

  • Afbeeldingen, snelkoppelingen en tekst met opmaak toevoegen aan de standaardoplossing, en dus aan de gekoppelde meldingen.

  • De standaardoplossing publiceren in Selfserviceportal.

  • De standaardoplossing toepassen in meldingen via de Suggestieswidget.

Een kennisitem koppelen aan een standaardoplossing:

Opmerking

Zorg ervoor dat je rechten hebt om wijzigen toe te passen in zowel standaardoplossingen als kennisitems.

  1. Maak of zoek in het Kennissysteem een kennisitem met het antwoord dat je wilt geven. Doe dit via Aanmaken > Kennisitem op een Meldingkaart om het te baseren op een bestaande melding, of via Nieuw > Kennisbeheer > Kennisitem via het menu. Je kunt afbeeldingen, snelkoppelingen naar andere bronnen én tekst met opmaak toevoegen om het antwoord zo duidelijk mogelijk te maken.

  2. Op het tabblad Beschikbaarheid geef je aan waar en voor wie het kennisitem (tijdelijk) zichtbaar is.

  3. Sla het kennisitem op.

Op dit punt heb je twee opties:

  1. Ga in het kennisitem naar het tabblad Koppelingen en klik op Standaardoplossing koppelen.

  2. Selecteer een standaardoplossing en klik vervolgens op Koppelen.

  3. Sla het kennisitem op.

  1. Of je kunt op de kaart Standaardoplossing klikken op Kennisitem koppelen.

  2. Sla de standaardoplossing op.

Het kennisitem is nu de standaardoplossing gekoppeld. De velden Aanvraag en Actie van de standaardoplossing worden vervangen door de velden Beschrijving en Inhoud van het kennisitem.

Opmerking

Als je een kennisitem ontkoppelt, wordt de originele inhoud van de standaardoplossing getoond.

Waarschuwing

Als je hebt aangegeven dat een kennisitem alleen zichtbaar is voor sommige vestigingen, wordt dit genegeerd als het item is gekoppeld aan een standaardoplossing. Als een behandelaar rechten heeft om een standaardoplossing in te zien, kan hij ook het kennisitem zien, ongeacht de vestiging.

Een standaardoplossing gebruiken voor een melding

Je kunt als volgt een standaardoplossing op een meldingkaart toepassen:

  1. Vul in de melding de velden ‘Categorie’ en ‘Subcategorie’ in.

  2. Als er een bijpassende standaard oplossing is, licht het pictogram Standaardoplossing op.

  3. Klik op het pictogram. Je kunt ook naar Meer > Standaardoplossing standard solution icon. gaan.

    Er verschijnt een pop-up met de standaardoplossingen die dezelfde categorie en subcategorie als de melding. In de velden Aanvraag en Actie zie je de omschrijvingen die naar de gelijknamige velden op de meldingkaart gekopieerd kunnen worden.

  4. Selecteer de standaardoplossing die je wilt gebruiken in de Meldingkaart.

  5. Klik op OK.

Alle gegevens uit de standaardoplossing zijn nu overgenomen in de meldingkaart. Deze gegevens kun je nog wijzigen als je dat wilt. Een aantal bijzonderheden:

  • Op het tabblad Informatie van de meldingkaart is geregistreerd dat er een standaardoplossing is gebruikt voor deze melding.

  • Alle gekoppelde documenten zijn ook gekopieerd naar de melding.

  • Je kunt in de standaardoplossing aangeven dat de melding moet worden gesloten. Dit betekent dat een melding die je hebt gemaakt op basis van een standaardoplossing wordt gesloten bij opslaan.

Tip

Standaardoplossingen die gekoppeld zijn aan een kennisitem verschijnen ook in de widget Suggesties, als onderdeel van het geselecteerde kennisitem. Als je het kennisitem toepast in de melding, wordt de gekoppelde standaardoplossing ook toegepast.

Standaardoplossingen triggeren met steekwoorden

Je kunt ervoor zorgen dat de categorie automatisch wordt ingevuld door steekwoorden aan de categorie toe te wijzen. Als een aanmelder een steekwoord gebruikt in het verzoekveld van een melding, wordt de categorie automatisch op een melding toegepast. Zodra de categorie is ingevuld, kan er een standaardoplossing worden geactiveerd en toegepast op een melding. Op deze manier kun je standaardoplossingen indirect activeren via steekwoorden die je aan een (sub)categorie toekent.

Informatie over het toevoegen van trefwoorden aan (sub)categorieën vind je op in de handleiding TOPdesk beheren.

Een standaardoplossing gebruiken vanuit de snelstartbalk.

Je kunt snel een melding aanmaken op basis van een standaardoplossing door een snelkoppeling toe te voegen naar de snelstartbalk van TOPdesk. Als je de standaardoplossing opent vanuit de snelstartbalk, kun je snel een melding aanmaken waarin de gegevens van de standaardoplossing al staan ingevuld.

Standaardoplossing toevoegen van aan de snelstartbalk:
  1. Open het overzicht van standaardoplossingen vanuit de modulepagina van Meldingenbeheer.

  2. Selecteer de standaardoplossing waar je een snelkoppeling voor wilt hebben.

  3. Beweeg de muis rechtsonder in het scherm, rechts van de balk '1 van # geselecteerd'. Als de muis op de juiste plaats staat in de rechterbovenhoek, verschijnt er een pi-symbool (π).

  4. Klik met de rechtermuisknop op het 'n'-symbool en kopieer de rechtstreekse URL (koppelingslocatie) naar de standaardoplossingkaart.

  5. Klik in de snelstartbalk op Bewerken en voeg de gekopieerde URL toe als een snelkoppeling.

De standaardoplossing kan nu direct worden geopend vanuit de snelstartbalk, hierna kun je er een melding uit maken.

Vanuit de snelstartbalk een melding maken op basis van een standaardoplossing:
  1. Klik in de snelstartbalk op het pictogram van de standaardoplossing. Je kunt de snelstartbalk uitklappen, om alle standaardoplossingen te zien.

  2. Ga in de standaardoplossing naar Aanmaken en kies Eerstelijnsmelding of Tweedelijnsmelding.

    Er wordt een melding aangemaakt waarin de gegevens van de standaardoplossing al staan ingevuld.

  3. Vul de gegevens van de aanmelder in en sla de meldingkaart op.

Tip

Je kunt in de standaardoplossing aangeven dat de melding moet worden gesloten. Dit betekent dat een melding die je hebt gemaakt op basis van een standaardoplossing wordt gesloten bij opslaan.