Skip to main content

Registreren van inkomende meldingen

Je kunt een melding op verschillende manieren binnenkrijgen: denk aan telefonisch, persoonlijk, via e-mail of via de SelfServiceDesk. Je wilt bepaalde gegevens over de melding vastleggen, zoals de naam en contactgegevens van de aanmelder, de aard van de melding en wanneer de melding afgehandeld moet zijn.

In TOPdesk beschik je over verschillende middelen om een melding snel en efficiënt te registreren:

Nieuwe melding aanmaken

Een nieuwe melding kun je registreren op een Meldingkaart.

Als de servicedesk het erg druk heeft, kun je met de Aanmelderkaart snel een aantal basisgegevens vastleggen. Later, wanneer je meer tijd hebt, kun je beslissen om een nieuwe melding aan te maken op basis van de geregistreerde gegevens, de informatie toe te voegen aan een bestaand gesprek, of de aanmelderkaart gewoon weg te gooien als blijkt dat registratie van de melding niet nodig is.

Informatie toevoegen aan bestaande melding

Soms krijg je meer informatie binnen over een melding die al eerder geregistreerd is; bijvoorbeeld wanneer een aanmelder belt om te vragen wat de status van zijn melding is, of als hij mailt met aanvullende informatie over een storing. In dat geval kun je deze informatie eenvoudig toevoegen aan de eerder geregistreerde melding.

Meerdere meldingen over een enkele storing registreren

Soms krijg je in korte tijd meerdere meldingen over hetzelfde probleem, bijvoorbeeld bij een serverstoring waar veel mensen over bellen. In zo’n geval kun je gebruikmaken van een major melding om deze meldingen snel te registreren.

Als een melding door meerdere behandelaars moet worden opgelost, kun je vanuit één melding verschillende deelmeldingen aanmaken. Elke behandelaar kan dan zijn eigen deelmelding afhandelen.