Skip to main content

Kaarten in Ondersteunende bestanden

Tabblad Algemeen

Op dit tabblad kun je informatie over een persoon inzien, waaronder zijn of haar contactgegevens en inloggegevens voor de selfserviceportal.

Een van de getoonde persoonsgegevens is het veld Budgethouder. In dit veld wordt aangegeven aan welke budgethouder eventuele kosten voor incidenten, wijzigingen enz. van deze persoon in rekening moet worden gebracht. Het veld Budgethouder wordt om deze reden ook vaak Kostenplaats genoemd. Je kunt rapportages draaien op dit veld en een persoon toestaan om alle kaarten voor de aangewezen budgethouder te zien in de selfserviceportal.

De opzoeklijst Budgethouder kan worden ingevuld in de Module-instellingen > Ondersteunende bestanden > Opzoeklijsten. Het kan voor persoonskaarten worden geactiveerd in de Module-instellingen > Ondersteunende bestanden > Personen en behandelaars, en voor het aanmelderblok op melding-, wijzigingskaarten enz. in de Functionele instellingen > Aanmelderblok.

In de blokken Selfserviceportal: 'Mijn aanvragen' en Mijn objecten kun je aangeven of een persoon naast zijn eigen kaart ook andere kaarten mag zien en bewerken. Als je bijvoorbeeld Afdeling aanvinkt, kan de gebruiker de verzoeken van alle personen van zijn afdeling zien en bewerken.

Tip

De mogelijkheid om een persoon reserveringen te laten zien en bewerken die door andere leden van hun persoonsgroep(en) zijn aangevraagd, staat op de persoonsgroepkaart.

Hier kun je bovendien aangeven of deze persoon manager is. De manager kan dan autorisatieactiviteiten en voorlopige wijzigingsaanvragen autoriseren in de selfserviceportal.

Tabblad Informatie

Op dit tabblad kun je over de behandelaar extra informatie inzien die je relevant acht. Je kunt bijvoorbeeld specificeren of er speciale zaken van toepassing zijn op de persoon en deze aanvullende informatie in een memoveld invullen.

Tabblad Privé

Een behandelaar kan geautoriseerd worden om dit tabblad te zien, bijvoorbeeld als hij of zij HR-medewerker is. Dit tabblad bevat persoonlijke informatie van de persoon, zoals zijn privé-adres, contactinformatie en/of geboortegegevens.

Tabblad Contract

Een behandelaar kan geautoriseerd worden om dit tabblad te zien, bijvoorbeeld als hij of zij HR-medewerker is. Dit tabblad wordt gebruikt om alle informatie over het contract van de persoon te registeren, waaronder voordelen zoals een werkvergunning en/of leaseauto.

Tabblad Grafisch overzicht

Op dit tabblad vind je een grafische weergave van de persoon en alles waar hij of zij aan gekoppeld is binnen TOPdesk, zoals de vestiging, werkplek en de betreffende persoonsgroepen. Wanneer je op een van de gekoppelde zaken klikt, opent het grafisch overzicht van de betreffende kaart.

Tabblad Persoonsgroepen

Op dit tabblad kun je de Persoonsgroepkaarten aan de Persoonskaart koppelen. Je kunt tevens een lijst inzien van alle persoonsgroepen die al gekoppeld zijn aan de persoon.

Tabbladen Middelen en Objecten

Op dit tabblad vind je alle Middelen- en Objectkaarten die gekoppeld zijn aan de persoonskaart.

Tabblad Afbeeldingen

Op dit tabblad kun je aangeven of de persoon een foto moet hebben die wordt getoond in het aanmelderblok en zo ja, welke. De foto is zichtbaar in het behandelaarsgedeelte (bijvoorbeeld voor behandelaars van meldingen registreert door de persoon), en in de selfserviceportal (bijvoorbeeld voor de manager die een aanvraag gemaakt door de persoon autoriseert). Als je meerdere afbeeldingen upload, geef je in de opzoeklijst Favoriete afbeelding aan welke foto je wilt tonen. Wanneer je geen favoriete afbeelding kiest, verschijnt er geen afbeelding bij deze persoon.

Tabblad Koppelingen

Op dit tabblad kun je de kaarten zien die zijn gekoppeld aan de Persoonskaart, weergegeven als subtabbladen per categorie.

Tabblad Aantekeningen

Op dit tabblad vind je verzichten van alle gekoppelde documenten, e-mails en logdata. Je kunt hier ook aantekeningen over de persoon bijhouden.

Tabblad Algemeen

Op dit tabblad kun je algemene en contactgegevens van de persoonsgroep bekijken. Als je een contactpersoon invult, wordt de rest van gegevens automatisch aangevuld. Deze kun je daarna nog wel wijzigen.

Een van de getoonde persoonsgroepgegevens is het veld Budgethouder. Dit veld geeft aan bij welke budgethouder de kosten voor deze persoonsgroep in rekening dienen te worden gebracht. Het veld Budgethouder wordt om deze reden ook vaak Kostenplaats genoemd. Je kunt rapportages draaien over dit veld.

De opzoeklijst Budgethouder kan worden ingevuld in de Module-instellingen > Ondersteunende bestanden > Opzoeklijsten.

Andere informatie die hier wordt getoond is of de personen in de groep worden bijgewerkt op basis van een selectie van personen (automatisch of handmatig), en de autorisaties die gelden voor de personen in de groep. Dit zijn autorisaties zoals het kunnen goedkeuren van wijzigingen, wijzigingsverzoeken en activiteiten; en het zien en bewerken van reserveringen die door andere leden van de persoonsgroep zijn aangevraagd.

Tabblad Grafisch overzicht

Dit tabblad toont een grafische weergave van de persoonsgroep en alles wat hieraan gekoppeld is in TOPdesk, zoals de vestiging, werkplek en betrokken personen. Wanneer je op een van de gekoppelde zaken klikt, opent het grafisch overzicht van de betreffende kaart.

Tabblad Personen

Op dit tabblad kun je handmatig Persoonskaarten aan de Persoonsgroepkaart koppelen. Je kunt tevens een lijst inzien van alle personen die reeds gekoppeld zijn aan de persoonsgroep.

Tabbladen Middelen en Objecten

Op dit tabblad vind je alle Middelen- en Objectkaarten die gekoppeld zijn aan de persoonsgroepkaart.

Tabblad Aantekeningen

Op dit tabblad vind je overzichten van alle gekoppelde documenten, e-mails en logdata. Je kunt hier ook aantekeningen over de persoonsgroep noteren.

Tabblad Algemeen

Op dit tabblad kun je informatie over de behandelaar inzien, waaronder hun contactgegevens, aanmeldgegevens en de taken ze hebben.

Een van de getoonde behandelaarsgegevens is het veld Budgethouder. In dit veld wordt aangegeven aan welke budgethouder eventuele kosten voor incidenten, wijzigingen enz. van deze behandelaar in rekening moet worden gebracht. Het veld Budgethouder wordt om deze reden ook vaak Kostenplaats genoemd. Je kunt rapportages draaien over dit veld.

De opzoeklijst Budgethouder kan worden ingevuld in de Module-instellingen > Ondersteunende bestanden > Opzoeklijsten. Het kan voor behandelaarskaarten worden geactiveerd in de module-instellingen > Ondersteunende bestanden > Personen en Behandelaars.

Tabblad Informatie

Op dit tabblad kun je over de behandelaar extra informatie inzien die je relevant acht. Je kunt bijvoorbeeld specificeren of er speciale zaken van toepassing zijn op de behandelaar en de aanvullende informatie in een memoveld invullen.

Tabblad Behandelaarsgroepen

Op dit tabblad kun je de behandelaarskaart koppelen aan een behandelaarsgroepskaart. Je kunt ook een lijst zien van alle behandelaarsgroepen die al aan de behandelaar zijn gekoppeld, inclusief de gekoppelde machtigingsgroepen en licentiestatus. Klik op Toewijzen en gebruik de zoekfunctie om de behandelaarsgroep te vinden die je wilt koppelen.

Tabblad Autorisatie

Op dit tabblad kunt je aangeven of de behandelaar een beheerder is of niet. Zo ja, dan heeft deze gebruiker volledige rechten voor alle processen binnen TOPdesk. Behandelaarskaarten van beheerders zijn altijd read-only voor andere behandelaars.

In het subtabblad Rechtengroepen kun je een of meer kaarten met rechtengroepen koppelen aan de behandelaarskaart; in het subtabblad Details rechten kun je de autorisaties van de behandelaar bekijken. Je kunt deze hier niet bewerken, omdat ze bepaald worden door de som van verschillende rechtengroepen.

Tabblad Filters

Op dit tabblad zie je welke filters van toepassing zijn op deze behandelaar. Deze kun je hier ook wijzigen.

Tabblad Afbeeldingen

Op dit tabblad kun je aangeven of de behandelaar een foto moet hebben en zo ja, welke. Als je meerdere afbeeldingen upload, geef je in de opzoeklijst Favoriete afbeelding aan welke foto je wilt tonen. Als je niet zelf een favoriete afbeelding selecteert, worden de initialen van de behandelaar, een willekeurig dier of geen afbeelding getoond. Dit hangt af van de instellingen voor tijdelijke aanduiding voor avatars in Functionele instellingen > Look & Feel > Algemeen.

Tabblad Koppelingen

Op dit tabblad kun je kaarten gekoppeld aan de Behandelaarsgroep-kaarten zien, weergegeven als subtabbladen per categorie.

Tabblad Aantekeningen

Op dit tabblad vind je overzichten van alle gekoppelde documenten, e-mails en logdata. Je kunt hier ook aantekeningen over de behandelaar noteren.

Tabblad Algemeen

Op dit tabblad kun je de algemene en contactgegevens van de behandelaarsgroep bekijken. Als je een contactpersoon invult, wordt de rest van gegevens automatisch aangevuld. Deze kun je daarna nog wel wijzigen. Dit tabblad stelt je ook in staat in te stellen welke taken toegewezen zijn aan de behandelaarsgroep.

Een van de getoonde behandelaarsgroepgegevens is het veld Budgethouder. Dit veld geeft aan bij welke budgethouder de kosten voor deze behandelaarsgroep in rekening dienen te worden gebracht. Het veld Budgethouder wordt om deze reden ook vaak Kostenplaats genoemd. Je kunt rapportages draaien over dit veld.

De opzoeklijst Budgethouder kan worden ingevuld in de Module-instellingen > Ondersteunende bestanden > Opzoeklijsten.

Tabblad Rechten

Op dit tabblad kun je rechten die zijn toegewezen aan de behandelaarsgroep bekijken en wijzigingen. Door behandelaarsgroepen te koppelen aan een rechtengroep, wijs je rechten toe aan alle leden van de behandelaarsgroep. Dit tabblad bestaat uit twee subtabbladen: Rechtengroepen om te zien en welke rechtengroepen gekoppeld zijn en deze te kunnen wijzigen, en Details rechten om alle rechten die zijn gekoppeld aan de behandelaarsgroep in te zien.

Tabblad Informatie

Op dit tabblad kun je over de behandelaarsgroep extra informatie inzien die je relevant acht. Je kunt bijvoorbeeld specificeren of er speciale zaken van toepassing zijn op de behandelaar en de aanvullende informatie in een memoveld invullen.

Tabblad Behandelaars

Op dit tabblad kun je Behandelaarskaarten aan de Behandelaarsgroep-kaart koppelen. Je kunt tevens een lijst inzien van alle behandelaars die reeds gekoppeld zijn aan de behandelaarsgroep.

Tabblad Koppelingen

Op dit tabblad kun je kaarten gekoppeld aan de Behandelaarsgroep-kaarten zien, weergegeven als subtabbladen per categorie.

Tabblad Aantekeningen

Op dit tabblad vind je overzichten van alle gekoppelde documenten, e-mails en logdata. Je kunt hier ook aantekeningen over de behandelaarsgroep noteren.

Tabblad Algemeen

Op dit tabblad kun je de algemene en contactgegevens van een leverancier bekijken, zoals het post- of e-mailadres en het website-adres. Dit tabblad stelt je ook in staat in te stellen welke taken toegewezen zijn aan de leverancier.

Tabblad Informatie

Op dit tabblad kun je extra informatie zien die je relevant acht voor de leverancier. Je kunt bijvoorbeeld specificeren of er speciale zaken van toepassing zijn op de leverancier en de aanvullende informatie in een memoveld invullen.

Tabblad Gekoppelde contacten

Op dit tabblad zie je de contactpersoon die hoort bij de leverancier.

Tabblad Artikelen

Op dit tabblad kun je registreren welke items je bij de leverancier kunt bestellen.

Tabblad Reparaties

Op dit tabblad kun je reparaties registreren die zijn verricht bij items van de leverancier.

Tabblad Leverancierscontracten

Op dit tabblad kun je leverancierscontracten inzien die gesloten en geregistreerd zijn op naam van de leverancier in TOPdesk.

Tabblad Koppelingen

Op dit tabblad kun je Meldingkaarten zien die gekoppeld zijn aan de Leverancierskaart.

Tabblad Aantekeningen

Op dit tabblad vind je overzichten van alle gekoppelde documenten, e-mails en logboekvermeldingen. Het bevat ook een sectie voor het registreren van notities over de leverancier.

Tabblad Algemeen

Op dit tabblad kun je de algemene en contactgegevens van het leverancierscontact bekijken.

Tabblad Aantekeningen

Op dit tabblad vind je overzichten van alle gekoppelde documenten, e-mails en logdata. Je kunt hier ook aantekeningen over contact met de leverancier noteren.

Tabblad Algemeen

Op dit tabblad kun je de geüploade afbeelding zien en eventueel roteren. Je kunt de naam en het type afbeelding invoeren en aangeven uit welke bron de afbeeldingen komt, bijvoorbeeld van een handmatige of automatische import, of uit een specifieke map of database.

Een miniatuur van de afbeelding wordt ook op dit tabblad getoond. Dit is het tevens het formaat waarop de afbeelding wordt getoond op het tabblad Algemeen van de desbetreffende kaart.

In de rechterbovenhoek kun je nieuwe afbeeldingen toevoegen aan de omgeving via Nieuwe afbeelding toevoegen.

Tabblad Koppelingen

Op dit tabblad kun je kaarten gekoppeld aan de Afbeeldingskaart zien, weergegeven als subtabbladen per categorie.

Tabblad Algemeen

Op dit tabblad kun je informatie over de vestiging inzien, waaronder de contactgegevens en informatie over de accountmanager.

Tabblad Informatie

Op dit tabblad kun je meer informatie inzien over de vestiging die je relevant acht. Je kunt bijvoorbeeld specificeren of er speciale zaken van toepassing zijn op de vestiging, en de aanvullende informatie in een memoveld invullen. Je kunt verder ook aangeven of de vestiging een hoofdvestiging, dochtervestiging of onafhankelijke vestiging is. Hier kun je de tijdzone van de vestiging, het servicewindow en, wanneer nodig, een specifieke LDAP-server instellen.

Tabbladen Vastgoed and Metingen

Opmerking

Dit is alleen van toepassing als Huisvestingsbeheer gebruikt en de instelling Vastgoed hebt ingeschalkeld.

De tabbladen Vastgoed en Metingen bieden extra velden voor het registreren van informatie over het gebouw van de vestiging, zoals kadastergegevens, financiële gegevens, en metingen van waterstand en elektriciteit etc.

Tabblad Grafisch overzicht

Op dit tabblad vind je een grafische weergave van de vestiging en alles waar deze aan gekoppeld is binnen TOPdesk, zoals de locaties, personen, objecten en dochter- of hoofdvestigingen. Wanneer je op een van de gekoppelde zaken klikt, opent het grafisch overzicht van de betreffende kaart.

Tabblad Personen

Op dit tabblad vind je een lijst van alle personen die zijn gekoppeld aan de vestiging.

Tabblad Locaties

Op dit tabblad vind je een lijst van alle locaties die zijn gekoppeld aan de vestiging.

Opmerking

Alleen van toepassing als je de module Huisvestingsbeheer gebruikt.

Je kunt hier ook de verschillende delen van het gebouw aangeven.

Tabblad Objecten

Op dit tabblad vind je alle objectkaarten die gekoppeld zijn aan de vestigingskaart, per categoriesoortkaart opgedeeld in subtabbladen.

Tabblad Afbeeldingen

Op dit tabblad kun je aangeven of de vestiging een foto moet hebben en zo ja, welke. Als je meerdere afbeeldingen upload, geef je in de opzoeklijst Favoriete afbeelding aan welke foto je wilt tonen. Wanneer je geen favoriete afbeelding selecteert, verschijnt er geen afbeelding voor de vestiging.

Tabblad Koppelingen

Op dit tabblad vind je alle kaarten die gekoppeld zijn aan de vestigingskaart, per kaartsoort opgedeeld in subtabbladen.

Tabblad Aantekeningen

Op dit tabblad vind je overzichten van alle gekoppelde documenten, e-mails en logboekgegevens. Je kunt op dit tabblad ook aantekeningen over de vestiging registreren.

Tabblad Geschiedenis

Op dit tabblad vind je een overzicht van eerder gemaakte wijzigingen aan de vestigingskaart.

Tabblad Algemeen

Op dit tabblad kun je informatie over de locatie inzien, waaronder de naam en de vestiging waar de locatie bij hoort.

Opmerking

Dit is van toepassing als je de module Huisvestingsbeheer gebruikt.

Je kunt hier ook de gegevens invullen die betrekking hebben tot de afwerking van de ruimte én wie de budgethouder is. Dit veld geeft aan bij welke budgethouder de kosten voor deze locatie in rekening dienen te worden gebracht. Het veld Budgethouder wordt om deze reden ook vaak Kostenplaats genoemd. Je kunt rapportages draaien over dit veld.

De opzoeklijst Budgethouder kan worden ingevuld in de Module-instellingen > Ondersteunende bestanden > Opzoeklijsten.

Tabblad Grafisch overzicht

Op dit tabblad vind je een grafische weergave van de locatie en alles waar deze aan gekoppeld is binnen TOPdesk, zoals de vestigingen en personen. Wanneer je op een van de gekoppelde zaken klikt, opent het grafisch overzicht van de betreffende kaart.

Tabblad Inrichting

Opmerking

Dit is van toepassing als je de module Huisvestingsbeheer gebruikt.

Op dit tabblad kun je aangeven of een locatie een standaardlocatie is, een deelbare locatie of een sublocatie van een deelbare locatie. Als een ruimte deelbaar is, kun je ook de subruimtes aangeven.

Tabblad oppervlakte

Opmerking

Dit is van toepassing als je de module Huisvestingsbeheer gebruikt.

Op dit tabblad kun je fysieke gegevens noteren, zoals de hoogte of het vloeroppervlak.

Tabblad Reserveringenbeheer

Op dit tabblad kun je aangeven welke reserveringsfunctionaliteiten van toepassing zijn op deze locatie. Je kunt hier ook zien welke diensten gekoppeld zijn.

Tabblad Onderhoud

Opmerking

Dit is van toepassing als je de module Huisvestingsbeheer gebruikt, en de instelling Metingen hebt ingeschakeld.

Op dit tabblad kun je de onderhoudsgeschiedenis van de locatie registreren.

Tabblad Afbeeldingen

Opmerking

Dit is van toepassing als je de module Huisvestingsbeheer gebruikt.

Op dit tabblad kun je aangeven of de vestiging een foto moet hebben en zo ja, welke. Als je meerdere afbeeldingen upload, geef je in de opzoeklijst Favoriete afbeelding aan welke foto je wilt tonen. Wanneer je geen favoriete afbeelding selecteert, verschijnt er geen afbeelding voor de vestiging.

Tabblad Koppelingen

Op dit tabblad vind je alle kaarten die gekoppeld zijn aan de locatiekaart, per kaartsoort opgedeeld in subtabbladen.

Tabblad Personen

Op dit tabblad vind je een lijst van alle personen die zijn gekoppeld aan de locatie.

Tabblad Aantekeningen

Opmerking

Dit is van toepassing als je de module Huisvestingsbeheer gebruikt.

Op dit tabblad vind je overzichten van alle gekoppelde documenten, e-mails en logboekvermeldingen van de locatie. Je kunt op dit tabblad tevens aantekeningen over de locatie registreren.