Skip to main content

Hulp bij het invullen van de meldingkaart

TOPdesk biedt een aantal functionaliteiten die je kunnen helpen bij het invullen van de Meldingkaart. Je kunt kiezen uit verschillende elementen.

  • Standaardoplossingen

  • Het kennissysteem

  • SLA's (Service Level Agreements)

  • Slimme categorisatie

Gegevens overnemen uit het kennissysteem

Bij het invullen van een meldingkaart kun je gegevens overnemen uit het kennissysteem. Zo kun je snel een antwoord invullen.

Suggestiewidget gebruiken

Opmerking

Zorg ervoor dat de widget is ingeschakeld via Instellingen > Module-instellingen > Meldingenbeheer > Algemeen > Suggesties in meldingen > Suggesties in meldingen weergeven.

Voorwaarde: In de instellingen voor Meldingenbeheer > Algemeen is de optie Suggesties in meldingen > Suggesties in meldingen weergeven ingeschakeld.

  1. Onderaan een Meldingkaart, in de widget Suggesties, voer je een zoekterm in op de zoekbalk.

  2. In de lijst met zoekresultaten die verschijnt kun je het kennisitem dat je wilt gebruiken vinden.

  3. Klik op de knop Toepassen om de volledige inhoud van het kennisitem direct toe te voegen, of

  4. Klik op de titel van het kennisitem om aan te geven welke delen ervan je wilt kopiëren naar de melding.

  5. Sla de melding op.

De gegevens van het kennisitem zijn toegevoegd aan de melding. Bewerk de details indien gewenst.

Het kennissysteem doorzoeken

Als de suggestiewidget niet is ingeschakeld:

  1. Klik je onder Meer op Oplossen met kennisitem.

  2. Voer een of meer zoekwoorden in het zoekveld in.

  3. Selecteer de taal van het kennisitem dat je wilt toevoegen.

  4. Klik op het pictogram Zoeken .

  5. Selecteer het kennisitem dat je wilt toevoegen.

  6. Klik op Volgende >.

  7. Kies welke gegevens je wilt overnemen uit het Kennissysteem.

  8. Klik op Voltooien.

De gegevens zijn gekopieerd naar de desbetreffende velden in de meldingkaart. Je kunt deze informatie in de melding bewerken als je dat wilt.

Opmerking

Gegevens die zijn gekopieerd uit het kennissysteem vullen huidige meldinggegevens aan, ze vervangen deze gegevens niet.

Tip

Pas een kennisitem sneller toe door deze te koppelen aan een standaardoplossing. Wanneer je de standaardoplossing toepast op een melding, wordt deze gevuld met de beschrijving en inhoud van het gekoppelde kennisitem.

SLA's koppelen aan meldingen

Bij het invullen van de meldingkaart kun je een Service Level Agreement (SLA) aan de melding koppelen. Zo kun je eenvoudig de meldingkaart invullen aan de hand van de afspraken die gelden in de SLA.

Het pictogram Link SLA (Alt+L) is actief op iedere nieuwe kaart en blijft actief totdat er een waarde wordt ingevuld in een veld die niet overeenkomt met een SLA.

  1. Open de melding waar je een SLA aan wilt koppelen.

  2. Klik op het pictogram Sla koppelen (Alt+L) .

  3. Selecteer de SLA die je wilt koppelen aan deze melding.

  4. Klik op OK.

De details van de SLA zijn nu ingevuld op de meldingkaart. Sommige van deze velden, zoals Duuur of Doeldatum dienst, kunnen alleen-lezen zijn.

Gebruik suggesties om een categorie te selecteren (TOPdesk Labs)

Smart Categorization (een functie van Labs op TOPdesk SaaS) biedt suggesties op de meldingkaart voor het invullen van het categorieveld. Door gebruik van machine learning kan het betere suggesties bieden voor de categorisering bij iedere nieuwe melding. Gebruik Slimme Categorisering om de meldingregistratie te versnellen.

Zodra je begint te typen in de velden Aanvraag of Korte beschrijving, verschijnen er klikbare suggesties onder de velden Categorie en Subcategorie. De suggesties veranderen terwijl je typt zodat deze het best overeenkomen met de tekst die je schrijft. Klik op een van de suggesties om deze in te voeren in het veld (Sub)categorie.