E-mail importeren
E-mails die je ontvangt kunnen worden geïmporteerd in TOPdesk.
De mailimport kan automatisch nieuwe meldingen of wijzigingsverzoeken aanmaken of bestaande bijwerken en deze toewijzen aan vooraf gedefinieerde behandelaars of behandelaarsgroepen.
Er zijn twee opties voor het importeren van e-mails:
Importeer e-mails uit een inbox: TOPdesk registreert automatisch meldingen of wijzigingsverzoeken bij ontvangst van een e-mail op een specifiek adres. E-mails worden standaard geïmporteerd vanuit de Inbox. Je kunt ook een andere importeermap opgeven.
Importeer e-mails uit een specifieke map: Geef een andere map op voor het selectief importeren van e-mails. Overweeg het instellen van een e-mailregel om specifieke e-mails naar deze map te leiden.
Opmerking
Als de organisatie meerdere e-mails ontvangt op verschillende adressen, stel dan verschillende mailimports in om e-mails af te handelen. Hierdoor kunnen meldingen en wijzigingen op maat worden geregistreerd in TOPdesk.
Verbinding maken met een mailbox
De mailimport kan verbinding maken met je mailboxen via verschillende protocollen: Microsoft Graph, Gmail, Microsoft Exchange en IMAP.
Opmerking
We raden aan om Microsoft Graph of Gmail te gebruiken bij het instellen van de mailimport. Deze protocollen maken gebruik van het OAuth 2.0 authenticatieprotocol, wat een veiligere en toekomstvaste oplossing is. TOPdesk ondersteunt ook OAuth 2.0 voor Microsoft Exchange.
Wat doet TOPdesk met geïmporteerde e-mails?
Definieer de kaartsoort die moet worden aangemaakt in TOPdesk voor elke mailimport-instelling: eerstelijnsmelding, tweedelijnsmelding of wijzigingsverzoek. Stel standaardwaarden in voor velden als type, categorie, en behandelaar in Instellingen > Importinstellingen > Mailimport.
Als in het onderwerp van een geïmporteerde e-mail een nummer van een bestaande meldingkaart, wijzigingskaart of wijzigingsactiviteitenkaart staat, werkt TOPdesk de betreffende kaart bij, ook als deze gearchiveerd is.
Standaard wordt bij de mailimport een nieuwe kaart aangemaakt in TOPdesk. Bij mailimports waarbij in de instelling is aangegeven dat een nieuwe kaart moet worden aangemaakt als het meldingnummer van de onderwerpregel overeenkomt met een gereedgemelde of afgemelde melding, wordt de geïmporteerde mail geregistreerd als een nieuwe melding.
De originele e-mail wordt gekoppeld als een e-mailkaart op het tabblad Bijlagen onder e-mails. Indien nodig configureer je de mailimport om de e-mail ook als .eml-bestand op te slaan op het tabblad Bijlagen onder Documentoverzicht.
Uitzonderingen
Voor een mailinport-instelling voor meldingen, worden e-mails meestal geïmporteerd in nieuwe of bestaande meldingkaarten. Als een e-mail echter verwijst naar een bestaande wijzigingskaart, wordt de wijziging bijgewerkt in plaats van een nieuwe meldingkaart aan te maken.
Met een mailimport-instelling voor wijzigingen, worden e-mails meestal geïmporteerd in nieuwe of bestaande wijzigingskaarten. Als een e-mail verwijst naar een bestaande melding, wordt de melding bijgewerkt of wordt er een nieuwe meldingkaart aangemaakt, afhankelijk van je importconfiguratie. In dit scenario wordt geen nieuw wijzigingsverzoek aangemaakt.
Hoe herkent TOPdesk de afzender?
TOPdesk controleert of het e-mailadres van de afzender geregistreerd staat op een persoonskaart. Als er een match wordt gevonden, wordt die persoon als aanmelder ingesteld op de nieuwe melding of wijzigingsaanvraag.
Dit geldt zelfs als de e-mail afkomstig is van een adres dat geregistreerd staat op het tabblad Privé van een persoonskaart.
Als de afzender onbekend is, kan TOPdesk
een nieuwe persoonskaart maken voor dit e-mailadres.
een melding of wijzigingsverzoek aanmaken met een onbekende aanmelder.
de e-mail niet importeren.
Configureer dit in de mailimport-instellingen.
De functie voor het importeren van e-mail activeren
Activeer de functie mailimport onder Instellingen > Importinstellingen> Mailimport, onder de kop Algemeen door de schuifknop Automatische mailimport inschakelen aan te zetten. Je kunt mailimports ook activeren of deactiveren in de instellingen voor mailimport.
Opmerking
Voordat je een specifieke mailimport kunt activeren, moet je de verbindingsgegevens invoeren.
Problemen met mailimport oplossen
Als de mailimport niet werkt, controleer dan eerst de instelling van de specifieke mailimport. Ga voor verder onderzoek naar de uitvoeringslogs via de overzichtspagina voor mailimport onder Instellingen > Importinstellingen > Mailimport) of rechtstreeks via een specifieke mailimport.
Opmerking
TOPdesk toont een banner voor beheerders met rechten voor mailimport-instellingen wanneer een mailimport is mislukt. Wij adviseren om eerst de mailimport-instellingen te controleren onder Instellingen > ImportInstellingen > Mailimport.
Een mailimport die gedurende zeven opeenvolgende dagen herhaaldelijk mislukt, wordt automatisch gedeactiveerd.
Voor meer advies over het oplossen van problemen zie kennisitem KI 8765 op My TOPdesk.