Skip to main content

De module Projectbeheer

Het proces Projectbeheer

Voor een project moeten veel gegevens worden geregistreerd, zoals de precieze planning, de betrokken personen, het budget en de bestede tijd. De module Projectbeheer stelt je in staat om alle relevante informatie gestructureerd te verwerken en te beheren. Ook kun je betrokken partijen eraan herinneren dat zij hun taken op tijd moeten uitvoeren.

Een heldere structuur is belangrijk voor een goed overzicht van het project. Daarom maakt TOPdesk onderscheid tussen projecten, projectfasen en projectactiviteiten. Het is eenvoudig om te projectstructuur op te zetten en tijdens het project aan te passen. Bovendien kun je dankzij deze module rapporten uitdraaien, bijvoorbeeld over de bestede tijd en kosten.

Verschillende mensen spelen een rol in het proces van Projectbeheer, van het coördineren van projecten tot het afronden van projectactiviteiten. Zoals je in het onderstaande diagram kunt zien, bestaat een project uit onderliggende projectfasen en projectactiviteiten. Een projectcoördinator plant, controleert en overziet het gehele project inclusief alle onderliggende projectfasen; een behandelaar van projectactiviteiten voert de projectactiviteiten uit die nodig zijn om een specifieke projectfase af te ronden.

De module Projectbeheer kan helpen bij het verkrijgen van inzicht in de juiste volgorde van de uit te voeren stappen binnen een project. Je gebruikt deze module om uitvoerige projecten te beheren (zoals de verhuizing van een afdeling naar een andere vestiging), maar ook voor minder uitvoerige projecten (zoals de installatie van een nieuw werkstation).

project management process

Projectbeheer en andere modules

Projectbeheer kan goed worden vergeleken met de module Wijzigingsbeheer. Wat in die module een eenvoudige wijziging is, kan worden gezien als een projectactiviteit. Een uitgebreide wijziging met onderliggende activiteiten kan op zijn beurt worden gezien als een projectfase. Uitgebreide wijzigingen maken voor de planning zelfs gebruik van dezelfde Gantt-grafiek als kaarten uit de module Projectbeheer.

Wijzigingsbeheer is echter niet bedoeld voor de omvang van projecten zoals die beheerd kunnen worden in Projectbeheer. Projectbeheer is beter geschikt voor het overzien en - indien nodig - het herstructureren van grotere projecten.

Het is ook mogelijk om versies, mijlpalen en vergaderingen uit Projectbeheer te koppelen. Een versie kan een migratiedatum zijn die van toepassing is op meerdere activiteiten en/of wijzigingen; een mijlpaal staat voor een specifieke deadline binnen een versie, zoals een belangrijke vergadering. Deze functionaliteit vind je ook in Wijzigingsbeheer.

Onderstaand diagram bied je een gedetailleerd overzicht van de manier waarop Projectbeheer is verbonden met andere delen van TOPdesk. Zoals je ziet, kan het tabblad Koppelingen van veel kaarten in Projectbeheer worden gebruikt om aan kaarten uit andere TOPdesk-modules te koppelen. De hierboven genoemde koppelingen met Wijzigingsbeheer zijn ook aanwezig.

project management links with other modules.