Actiebeheer

In TOPdesk kun je specifieke momenten instellen waarop een actie wordt geactiveerd. Als je bijvoorbeeld een aanmelder wilt laten weten dat zijn melding is opgelost, kun je een e-mail (de actie) versturen die wordt geactiveerd als je de melding sluit (het specifieke moment). Deze momenten worden gebeurtenissen genoemd in TOPdesk en ze activeren acties.

Gebeurtenissen en acties komt terug in alle modules in TOPdesk. Gebeurtenissen en acties kunnen voor standaardmeldingen worden aangemaakt, zoals het verzenden van een e-mail of het aanmaken van een logboekvermelding. Ze kunnen ook voor specifieke toepassingen worden gebruikt, zoals het genereren van opgemaakte documenten of specifieke mobiele notificaties voor behandelaars. Bovenstaande voorbeelden komen veelvuldig voor en worden daarom uitgelegd in deze handleiding.

Met de module Actiebeheer kun je, door het combineren van gebeurtenissen en acties, de workflow van behandelaars automatiseren. Wanneer bijvoorbeeld een nieuwe melding is geregistreerd, moeten verschillende personen hiervan op de hoogte worden gesteld. Hiervoor kunt u gebeurtenissen en acties instellen. In dit voorbeeld zou het aanmaken van een nieuwe meldingkaart de gebeurtenis zijn. De eerste actie is het versturen van een e-mail naar de behandelaar; de tweede actie is het versturen van een e-mailbericht naar de aanmelder van de melding.

Je kunt gebeurtenissen ook handmatig activeren vanuit het contextmenu naast een aantal velden op TOPdesk-kaarten (alleen in het Behandelaarsgedeelte). Gebruik handmatig geactiveerde acties wanneer er niets anders op de kaart is veranderd, bijvoorbeeld als je de aanmelder om meer informatie wilt vragen tijdens verwerking van de aanvraag.

Over het algemeen zijn acties te vinden in de Actieverkenner of het overzicht Geautomatiseerde acties. Voor Asset Management staan de acties in het blok Middelenacties op de modulepagina Asset Management of het blok Geautomatiseerde acties op de modulepagina Actiebeheer.