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Les rapports dans le module Gestion des biens

Une partie essentielle de la gestion des biens de votre organisation consiste à créer et à maintenir des aperçus et des rapports sur vos biens. Pour gérer efficacement une entreprise, il est essentiel de savoir quels ont été les coûts liés aux biens, et quels sont les coûts et les dépenses à prévoir pour la période à venir.

Des rapports créés à l'aide d'outils BI

Si la fonctionnalité de rapports de TOPdesk ne répond pas à vos attentes, vous pouvez aussi générer des rapports en utilisant le flux OData de TOPdesk (également connu comme l'API de niveau de rapport). Connectez-vous au flux OData avec un outil Business Intelligence (BI) tel que la version gratuite de Microsoft Power BI ou Microsoft Excel. Vous trouverez plus d'informations ici : Rapports OData.

Le module Gestion des biens de TOPdesk comporte diverses fonctionnalités pour vous aider à regarder en arrière et à vous préparer à l'avenir.

Obtenez des informations grâce au rapport sur le type de bien

Vous avez besoin de savoir quels biens ont été intégrés à l'organisation au cours du dernier trimestre ? Ou vous avez besoin d'une vue d'ensemble sur les coûts totaux des nouveaux biens ? Utilisez le rapport sur le type de bien pour configurer des rapports sur les champs de date des fiches de bien, ou pour obtenir des informations sur un champ numérique spécifique de vos fiches de bien.

Permissions

Pour pouvoir créer un rapport, les autorisations suivantes sont requises :

  • Rapports et sélections : Rapports sur les biens.

  • Gestion des biens : droit de lecture sur au moins un type de bien.

attention

Le rapport sur le type de bien comprendra tout type de bien pertinent, même si son autorisation de lecture n'est pas attribuée au spécialiste. Tout filtrage par le biais de filtres et d'autorisations est appliqué lors de l'ouverture d'un aperçu via le rapport sur le type de bien.

Ouvrez le rapport sur le type de bien

Vous trouverez le rapport sur le type de bien via :

  • Modules > Gestion des biens > Rapport sur le type de bien.

  • Ou bien accédez au Menu TOPdesk > Nouveau > Rapport > Rapport sur le type de bien.

Utiliser le rapport sur le type de bien

La création du bon filtrage pour votre rapport s'effectue dans la section Configurer le rapport, sur le côté gauche du rapport sur le type de bien. Cette section est divisée en quatre parties :

  • Filtres enregistrés : accéder, modifier et enregistrer des modèles de filtre. Utilisez des filtres enregistrés pour éviter la configuration manuelle des rapports à l'avenir. Utilisez le menu contextuel pour enregistrer, renommer ou supprimer un filtre.

  • Sélectionnez une période : choisissez le champ de date sur lequel vous souhaitez établir un rapport et l'année que vous souhaitez prendre en compte. Le rapport montre les résultats par mois et pour toute la période. La date de création est entrée par défaut.

  • Sélectionnez le type de rapport : choisissez Nombre pour voir le nombre total de rapports par mois. Vous pouvez également utiliser la fonction Somme pour récupérer la somme d'un champ numérique spécifique.

  • Sélectionner l'attribution : pour affiner vos résultats, renseignez Personne / Groupe de personnes et/ou Branche / Lieu.

Ensuite, cliquez sur Exécuter le rapport pour générer une table contenant tous les résultats. Cliquez sur n'importe quel chiffre de la table pour ouvrir un aperçu filtré des biens.

remarque

La vue d'ensemble des biens filtrés peut afficher un nombre de biens différent de celui du rapport en raison du filtrage de la base de données et des autorisations appliqué par la suite.

Enregistrer les filtres

De nombreux rapports doivent être utilisés régulièrement, pour suivre l'évolution de vos biens. Pour accéder rapidement à ces rapports, vous pouvez enregistrer le filtrage comme suit :

  1. Ouvrez le menu contextuel sous Filtres enregistrés dans la section Configurer le rapport.

  2. Cliquez sur Enregistrer le filtre.

  3. Entrer un nom pour le rapport.

    Si vous remplissez le nom d'un filtre déjà existant, TOPdesk vous demande si vous voulez remplacer le filtre existant.

  4. Cliquez sur Sauvegarder.

Le filtre a été enregistré. Cliquez sur Fermer pour revenir à votre rapport.

Pour créer un rapport à partir d'un filtre, choisissez le bon filtre dans le menu déroulant Filtres enregistrés et cliquez sur Exécuter le rapport.

remarque

Gérez vos filtres en utilisant les options Renommer le filtre et Supprimer le filtre dans le menu contextuel Filtres enregistrés.