Gestion responsable des données
De nombreux États ont mis en place des lois visant à protéger les données à caractère personnel. Dans l'UE, la protection de ces données est régie par le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Ce règlement vise à garantir plusieurs droits, dont le droit d'une personne à ce que ses données ne soient conservées que pendant des périodes raisonnables (Art. 5e RGPD). Le logiciel TOPdesk est doté de fonctions d'anonymisation et nous recommandons les meilleures pratiques suivantes afin que votre organisation réponde aux exigences du RGPD. Vous souhaitez en savoir plus sur le RGPD avant d'élaborer des procédures de conservation des données pour votre organisation ? Rendez-vous sur My TOPdesk.
Mettez en place une procédure d'anonymisation pour les employés qui ont quitté votre organisation
Utilisez l'anonymisation des personnes et des spécialistes pour que TOPdesk anonymise les informations personnelles dans les fiches après une période d'archive personnalisée.
Faites supprimer les données personnelles des fiches de personne et des fiches de spécialiste
Définissez une période d'anonymisation personnalisée pour les fiches de personne et de spécialiste archivées séparément. Configurez TOPdesk pour qu'il anonymise ou supprime les données pour chaque type de fiche lié.
Note
Pour configurer l'anonymisation automatisée, accédez à Paramètres fonctionnels > Gestion responsable des données > Protection des données personnelles > Anonymiser les personnes / spécialistes / supprimer les données dans les fiches terminées.
Faites supprimer le contenu d'anciennes fiches
Pour protéger les données des utilisateurs qui sont encore actifs dans votre organisation, demandez à TOPdesk de supprimer le contenu des fiches lorsqu'il n'est plus pertinent. Après une période que vous choisissez, la fonction Supprimer les données dans les fiches terminées supprime les informations suivantes des fiches terminées : demande, action et brève description. Les informations relatives au correspondant seront laissées telles quelles, sauf dans le cas des données relatives un correspondant non enregistré, qui seront supprimées. Si vous avez mis en place des mesures d'anonymisation basées sur la personne, celles-ci ne seront pas affectées par ce processus.
Note
Pour configurer cette anonymisation, accédez à Paramètres fonctionnels > Gestion responsable des données > Protection des données personnelles > Supprimer les données dans les fiches terminées.
Faites supprimer régulièrement les pièces jointes
Les utilisateurs chargent-ils dans TOPdesk des pièces jointes contenant des informations personnelles ? Dans ce cas, vous devrez supprimer ces fichiers régulièrement. Utilisez la fonctionnalité Maintenance des fichiers pour nettoyer les pièces jointes. Cette fonctionnalité vous permet de déterminer pour chaque processus la durée de conservation des pièces jointes.
Note
Pour supprimer automatiquement les pièces jointes, accédez à Paramètres fonctionnels > Gestion responsable des données > Maintenance des fichiers.
Limitez la durée de vie de vos sauvegardes de la base de données TOPdesk
En tant que client SaaS, vous n'avez rien à craindre. Dans ses procédures de traitement et de conservation des données, TOPdesk a pris en compte les exigences du RGPD.
Si vous êtes un client On-Premises, TOPdesk vous conseille d'inclure une limite de temps dans votre rotation de sauvegarde. Pour les instructions, veuillez vous référer à la documentation de votre fournisseur de système de sauvegarde.