Gestion des changements
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La structure de la gestion des changements
Le module Gestion des Changements de TOPdesk est l'outil idéal pour traiter tous les changements planifiés, grands ou petits, au sein de votre organisation. Un bon exemple d'un petit changement fonctionnel est l'ajout d'une fonctionnalité à une application ou modifier le design du site Internet de votre organisation.
Un bon exemple d'un grand changement est le remplacement d'un serveur de messagerie pour avoir plus de capacité. Un autre bon exemple est l’entrée en fonction d’un nouvel employé. Dans ce cas, de nombreux départements doivent entrer en action, par exemple pour configurer un nouveau compte (IT), enregistrer le nouvel employé pour qu’il reçoive sont salaire (RH) et fournir tout le matériel nécessaire pour son travail (Services généraux).
Changements simples et extensifs
La gestion des changements comporte deux types de changement pour traiter les changements mentionnés ci-dessus : le changement simple (
) et le changement extensif (
). Un changement simple est un changement qui peut être enregistré et traité directement. Il peut être utilisé pour des ajustements d'une complexité plus ou moins grande qui peuvent être exécutés par une seule personne. Les changements extensifs sont, par contre, plus complexes et nécessitent l'intervention de plusieurs personnes. Les changements extensifs comportent d'ailleurs plusieurs activités qui peuvent également être exécutées par différents départements.
Phases des changements
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Dans TOPdesk, les changements comprennent les phases suivantes :
Phase Demande préliminaire de changement : une demande préliminaire de changement peut être envoyée par les utilisateurs sur le Portail Utilisateurs ou par les spécialistes dans la Section Spécialistes. Généralement, ce doit être approuvé par le responsable de l'auteur de la demande. Si vous voulez permettre aux utilisateurs d'envoyer des demandes de changement directement, vous pouvez sauter l'étape d'autorisation.
Phase Demande de changement : durant cette phase, il est décidé si la demande de changement sera traitée comme un changement simple ou comme un changement extensif comportant de multiples activités. Une fois qu'une demande préliminaire de changement a été approuvée, la demande de changement doit être approuvée par un spécialiste. De plus, si la demande n'a pas encore été liée à un modèle de changement, ceci peut se faire durant cette phase.
Phase En cours : après avoir été autorisé(e), le changement simple ou la première activité du changement extensif apparait dans le tableau des tâches du spécialiste désigné. Quand les échéances du changement ne peuvent être respectées, le planning peut toujours être ajusté. Les activités et même le changement peuvent également être rejetés à tout moment. Pour ce faire, une activité d'autorisation peut être paramétrée dans le Portail Utilisateurs, par exemple.
Phase Évaluation (seulement pour les changements extensifs) : quand un changement extensif comprend une phase d'évaluation, celle-ci suit la phase « En cours ». Cette phase est surtout utilisée pour les activités qui ne sont pas nécessaires directement pour l'implémentation du changement, comme la configuration de sauvegardes.