Skip to main content

Fiches des Fichiers de Support

Onglet « Général »

Cet onglet reprend des informations générales sur une personne, comme ses coordonnées et ses données de connexion pour le Portail Utilisateurs.

Parmi les données personnelles affichées ici se trouve le champ Responsable du budget. Ce champ indique à quel responsable du budget les coûts engendrés par les incidents, changements, etc. de cette personne doivent être facturés. C'est pour cette raison que le champ Responsable du budget est souvent renommé Centre de coûts. Vous pouvez créer des rapports pour ce champ et une personne peut être autorisée à voir toutes les fiches pour le responsable du budget indiqué dans le Portail Utilisateurs.

Le menu déroulant 'Responsable du budget' peut être complété dans les Paramètres par module > Fichiers de support > Menus déroulants. Il peut être activé pour les fiches de personne dans les Paramètres par module > Fichiers de support > Personnes et spécialistes et, pour le bloc Correspondant des fiches d'incident, changement, etc., dans les Paramètres fonctionnels > bloc Correspondant.

Dans le Portail Utilisateurs : Mes demandes et Mes objets, vous pouvez indiquer si une personne est autorisée à voir et à modifier d'autres fiches que la sienne. Par exemple, si vous cochez Département, l'utilisateur peut voir et modifier les demandes de toutes les personnes de son département.

conseil

Sur la fiche du groupe de personnes se trouve l'option de permettre à une personne de voir et de modifier les réservations demandées par d'autres membres de son/ses groupe(s) de personnes.

Sur cet onglet, vous pouvez également déterminer si la personne est un responsable ou non. Un responsable peut autoriser des activités d'autorisation et des demandes préliminaires de changement dans le Portail Utilisateurs.

Onglet « Informations »

Sur cet onglet se trouvent des informations supplémentaires sur la personne. C'est ici que se trouve, entre autres, l'attention particulière.

Onglet « Privé »

Un spécialiste peut être autorisé à voir cet onglet, par exemple s'il s'agit d'un employé des ressources humaines. Il reprend des informations confidentielles, comme les coordonnées et la date de naissance de la personne.

Onglet « Contrat »

Un spécialiste peut être autorisé à voir cet onglet, par exemple s'il s'agit d'un employé des ressources humaines. Il reprend des informations concernant le contra de la personne et autres avantages tels que des indemnités de déplacement ou encore une voiture de société.

Onglet « Aperçu graphique »

Cet onglet reprend un aperçu graphique de tout ce qui est lié à la personne dans TOPdesk, par exemple le site, le poste de travail et les groupes de personnes correspondants. Cliquez sur l'un des éléments liés pour ouvrir l'aperçu graphique de la fiche correspondante.

Onglet Groupe de personnes

Sur cet onglet, vous pouvez lier des fiches de groupes de personnes à la fiche de personne. Vous pouvez également voir une liste de tous les groupes de personnes auxquels la personne est déjà liée.

Onglets Biens et Objets

Sur ces onglets se trouvent toutes les fiches de biens et d'objets liées à la fiche de personne.

Onglet « Images »

Sur cet onglet, vous pouvez déterminer si la personne doit avoir une photo dans le bloc Correspondant des fiches, et choisir laquelle. La photo sera visible à la fois dans la section Spécialistes (par ex. par les spécialiste de tickets enregistrés par la personne) et dans le Portail Utilisateurs (par ex. par le responsable qui autorisera une requête enregistrée par la personne). Si vous chargez plusieurs images, choisissez la photo que vous voulez utiliser dans le menu déroulant Image préférée. Si vous n'en choisissez pas une, aucune photo n'apparaîtra pour la personne.

Onglet « Liens »

Sur cet onglet, vous pouvez voir les fiches liées à la fiche de personne, réparties selon leur catégorie.

Onglet « Notes »

Cet onglet reprend les aperçus de tous les documents, e-mails et entrées de journal (log) liés à la fiche. Vous pouvez également ajouter des remarques concernant la personne sur cet onglet.

Onglet « Général »

Cet onglet reprend les informations générales concernant le groupe de personnes. Si vous entrez une personne de contact, le reste est complété automatiquement. Mais vous pouvez toujours modifier ces informations si nécessaire.

Parmi les données de groupe de personnes affichées ici se trouve le champ Responsable du budget. Ce champ indique à quel responsable du budget les coûts engendrés par ce groupe de personnes doivent être facturés. C'est pour cette raison que le champ Responsable du budget est souvent renommé Centre de coûts. Vous pouvez créer des rapports pour ce champ.

Le menu déroulant 'Responsable du budget' peut être complété dans les Paramètres par module > Fichiers de support > Menus déroulants.

Les autres informations visibles ici indiquent si les personnes du groupe sont mises à jour sur la base d'une sélection de personnes (automatiquement ou manuellement) et concernent les permissions qui s'appliquent aux personnes du groupe. Il s'agit de permissions telles que pouvoir autoriser des changements, des demandes de changement et des activités, ainsi que voir et modifier les réservations demandées par d'autres membres du groupe de personnes.

Onglet « Aperçu graphique »

Cet onglet reprend un aperçu graphique du groupe de personnes et de tout ce qui y est lié dans TOPdesk. Par exemple, le site, le poste de travail et les personnes. En cliquant sur l'un des éléments, l'aperçu graphique de la fiche correspondante s'ouvre.

Onglet « Personnes »

Sur cet onglet, vous pouvez lier manuellement des fiches de personnes à la fiche de groupe de personnes. Vous pouvez également voir une liste de toutes les personnes auxquelles le groupe de personnes est déjà lié.

Onglets Biens et Objets

Sur ces onglets se trouvent toutes les fiches de biens et d'objets liées à la fiche de groupe de personnes.

Onglet « Notes »

Cet onglet reprend les aperçus de tous les documents, e-mails et entrées de journal (log) liés à la fiche. Vous pouvez également ajouter des remarques concernant le groupe de personnes sur cet onglet.

Onglet « Général »

Cet onglet reprend des informations générales sur le spécialiste, comme ses coordonnées, ses données de connexion et ses tâches.

Parmi les données de spécialiste affichées ici se trouve le champ Responsable du budget. Ce champ indique à quel responsable du budget les coûts engendrés par les incidents, changements, etc. de ce spécialiste doivent être facturés. C'est pour cette raison que le champ 'Responsable du budget' est souvent renommé 'Centre de coûts'. Vous pouvez créer des rapports pour ce champ.

Le menu déroulant 'Responsable du budget' peut être complété dans les Paramètres par module > Fichiers de support > Menus déroulants. Il peut être activé pour les fiches de spécialiste dans les Paramètres par module > Fichiers de support > Personnes et spécialistes.

Onglet « Informations »

Sur cet onglet se trouvent des informations supplémentaires sur le spécialiste. C'est ici que se trouve, entre autres, l'attention particulière.

Onglet « Groupes de spécialistes »

Sous cet onglet, vous pouvez lier la fiche du spécialiste à une fiche de groupe de spécialistes. Vous pouvez également voir une liste de tous les groupes de spécialistes qui ont déjà été liés au spécialiste, y compris les groupes de permissions liés et le statut de la licence. Cliquez sur Attribuer et utilisez la fonction de recherche pour trouver le groupe de spécialistes que vous voulez lier.

Onglet Autorisation

Sur cet onglet, vous pouvez indiquer si le spécialiste est un administrateur ou non. Dans l'affirmative, le spécialiste a tous les droits sur tous les processus de TOPdesk. Les fiches de spécialiste des administrateurs sont toujours en lecture seule pour les autres spécialistes.

Le sous-onglet Groupes de permissions permet de lier une ou plusieurs fiche(s) de groupe de permissions à la fiche du spécialiste et le sous-onglet Détails Permissions reprend les permissions du spécialiste. Ces droits ne peuvent être modifiés ici étant donné qu'ils sont définis par différents groupes de permissions.

Onglet « Filtres »

Sur cet onglet se trouvent les filtres qui s'appliquent au spécialiste. Vous pouvez également modifier ces filtres ici.

Onglet « Images »

Sur cet onglet, vous pouvez déterminer si le spécialiste doit avoir une photo et choisir laquelle. Si vous chargez plusieurs images, choisissez la photo que vous voulez utiliser dans le menu déroulant Image préférée. Si vous ne sélectionnez pas d'image favorite, vous verrez apparaître les initiales du spécialiste, une icône aléatoire d'animal ou aucune image en fonction du paramètre Avatar dans les Paramètres fonctionnels > Apparence et convivialité > Général.

Onglet « Liens »

Sous cet onglet, vous pouvez voir les fiches liées à la fiche de groupe de spécialistes réparties selon les différentes catégories.

Onglet « Notes »

Cet onglet reprend les aperçus de tous les documents, e-mails et entrées de journal (log) liés à la fiche. Vous pouvez également ajouter des remarques concernant le spécialiste.

Onglet « Général »

Cet onglet reprend les informations générales concernant le groupe de spécialistes. Si vous entrez une personne de contact, le reste est complété automatiquement. Mais vous pouvez toujours modifier ces informations si nécessaire. Cet onglet permet également de paramétrer quelles tâches peuvent être attribuées au groupe de spécialistes.

Parmi les données de groupe de spécialistes affichées ici se trouve le champ Responsable du budget. Ce champ indique à quel responsable du budget les coûts engendrés par ce groupe de spécialistes doivent être facturés. C'est pour cette raison que le champ Responsable du budget est souvent renommé Centre de coûts. Vous pouvez créer des rapports pour ce champ.

Le menu déroulant 'Responsable du budget' peut être complété dans Paramètres par module > Fichiers de support > Menus déroulants.

Onglet Autorisation

Sous cet onglet, vous pouvez voir et modifier les permissions attribuées au groupe de spécialistes. En liant des groupes de spécialistes à un groupe de permissions, vous attribuez des autorisations à tous les membres du groupe de spécialistes. L'onglet se compose de deux sous-onglets : Groupes de permissions pour voir et modifier les groupes de permissions liés, et Détails des permissions pour voir toutes les permissions liées au groupe de spécialistes.

Onglet « Informations »

Sous cet onglet se trouvent des informations supplémentaires sur le groupe de spécialistes. C'est ici que se trouve, entre autres, l'attention particulière.

Onglet Spécialistes

Sous cet onglet, vous pouvez lier des fiches de spécialiste à la fiche de groupe de spécialistes. Vous pouvez également voir une liste de tous les spécialistes auxquels le groupe de spécialistes est déjà lié.

Onglet « Liens »

Sous cet onglet, vous pouvez voir les fiches liées à la fiche de groupe de spécialistes réparties selon les différentes catégories.

Onglet « Notes »

Cet onglet reprend les aperçus de tous les documents, e-mails et entrées de journal (log) liés à la fiche. Vous pouvez également ajouter des remarques concernant le groupe de spécialistes sur cet onglet.

Onglet « Général »

Cet onglet reprend les informations générales concernant le fournisseur, comme l'adresse postale, l'adresse e-mail et le site Internet. Cet onglet permet également de paramétrer quelles tâches peuvent être attribuées au fournisseur.

Onglet « Informations »

Sous cet onglet se trouvent des informations supplémentaires sur le fournisseur. C'est ici que vous pouvez préciser si une attention particulière doit être appliquée au fournisseur, par exemple, et compléter des informations supplémentaires dans un champ mémo.

Onglet Contacts liés

Sous cet onglet, vous pouvez voir les personnes de contact du fournisseur.

Onglet Articles

Cet onglet permet d'enregistrer les articles commandés chez le fournisseur.

Onglet Réparations

Cet onglet permet d'enregistrer les réparations effectuées par le fournisseur.

Onglet Contrats avec les fournisseurs

Cet onglet reprend les contrats avec le fournisseur qui ont été conclus et enregistrés avec le fournisseur dans TOPdesk.

Onglet « Liens »

Sous cet onglet, vous pouvez voir les fiches de ticket liées à la fiche du fournisseur.

Onglet « Notes »

Cet onglet reprend les aperçus de tous les documents, entrées journal et e-mails liés à la fiche. Il contient également une section permettant d'enregistrer des notes sur le fournisseur.

Onglet « Général »

Cet onglet reprend les informations générales concernant la personne de contact du fournisseur.

Onglet « Notes »

Cet onglet reprend les aperçus de tous les documents, e-mails et entrées de journal (log) liés à la fiche. Vous pouvez également ajouter des remarques concernant la personne de contact du fournisseur sur cet onglet.

Onglet « Général »

Sur cet onglet se trouve l'image chargée, que vous pouvez retourner si vous le souhaitez. Vous pouvez entrer le nom, le type et la source de l'image (importation automatique ou manuelle, un dossier bien particulier, ou encore une base de données).

Une miniature de l'image est également affichée sur cet onglet. Cette taille est utilisée sur l'onglet Général de la fiche correspondante.

Dans le coin supérieur droit, vous pouvez ajouter de nouvelles images à l'environnement à l'aide de l'option Ajouter une nouvelle image.

Onglet « Liens »

Sur cet onglet, vous pouvez voir les fiches liées à la fiche d'image réparties selon leur catégorie.

Onglet « Général »

Cet onglet reprend des informations générales sur un site, comme les coordonnées et les informations du représentant commercial.

Onglet « Informations »

Sur cet onglet se trouvent des informations supplémentaires sur le site. C'est ici que se trouve, entre autres, l'attention particulière. Vous pouvez en outre indiquer s'il s'agit d'un site principal, d'une filiale ou d'un site indépendant. Vous pouvez aussi y définir le fuseau horaire du site ainsi que la fenêtre de service et un serveur LDAP spécifique, le cas échéant.

Onglets Immobilier et Mesures

remarque

S'applique uniquement si vous utilisez le module Gestion des sites et avez activé le paramètre Immobilier.

Les onglets Immobilier et Mesures offrent des champs supplémentaires pour enregistrer des informations sur l'immeuble du site, comme le registre foncier, les données financières et les mesures pour l'eau, l'électricité, etc.

Onglet « Aperçu graphique »

Cet onglet reprend un aperçu graphique de tout ce qui est lié au site dans TOPdesk, par exemple les emplacements, les personnes, les objets, les filiales ou le site principal. En cliquant sur l'un des éléments, l'aperçu graphique de la fiche correspondante s'ouvre.

Onglet « Personnes »

Cet onglet reprend une liste de toutes les personnes liées au site.

Onglet « Emplacement »

Cet onglet reprend une liste de tous les emplacements liés au site.

remarque

S'applique uniquement si vous utilisez le module Gestion des sites.

Vous pouvez également indiquer ici les différentes sections de l'immeuble.

Onglet Objets

Sur cet onglet se trouvent toutes les fiches d'objets liées à la fiche de site, sur des sous-onglets séparés pour chaque type de fiche d'objet.

Onglet « Images »

Sur cet onglet, vous pouvez déterminer si le site doit avoir une photo et choisir laquelle. Si vous chargez plusieurs images, choisissez la photo que vous voulez utiliser dans le menu déroulant Image préférée. Si vous n'en choisissez pas une, aucune photo n'apparaîtra pour le site.

Onglet « Liens »

Sous cet onglet, vous pouvez voir les fiches liées à la fiche de site, sur des sous-onglets séparés pour chaque type de fiche.

Onglet « Notes »

Cet onglet reprend les aperçus de tous les documents, e-mails et entrées de journal liés à la fiche. Vous pouvez également ajouter des remarques concernant le site sur cet onglet.

Onglet « Historique »

Sur cet onglet, vous avez une vue d'ensemble des précédents changements de la fiche de site.

Onglet « Général »

Cet onglet reprend des informations générales sur le lieu, comme le nom et le site auquel il appartient.

remarque

Cela s'applique si vous utilisez le module Gestion des sites.

Vous pouvez également enregistrer ici des données sur la finition des salles ainsi que le responsable du budget. Ce champ indique à quel responsable du budget les coûts engendrés par ce lieu doivent être facturés. C'est pour cette raison que le champ Responsable du budget est souvent renommé Centre de coûts. Vous pouvez créer des rapports pour ce champ.

Le menu déroulant 'Responsable du budget' peut être complété dans les Paramètres par module > Fichiers de support > Menus déroulants.

Onglet « Aperçu graphique »

Cet onglet reprend un aperçu graphique de tout ce qui est lié au lieu dans TOPdesk, par exemple les sites et les personnes. En cliquant sur l'un des éléments, l'aperçu graphique de la fiche correspondante s'ouvre.

Onglet « Agencement »

remarque

Cela s'applique si vous utilisez le module Gestion des sites.

Sur cet onglet, vous pouvez indiquez si un lieu est un lieu standard, un lieu divisible ou un lieu secondaire d'un lieu divisible. Dans le cas d'un lieu divisible, vous pouvez également préciser ses lieux secondaires.

Onglet « Surface »

remarque

Cela s'applique si vous utilisez le module Gestion des sites.

Sur cet onglet, vous pouvez enregistrer des données physiques, comme la hauteur ou la surface au sol.

Onglet « Gestion des Réservations »

Sur cet onglet, vous pouvez indiquer quelles fonctionnalités de réservation s'appliquent à ce lieu. Vous pouvez aussi voir quels services y sont liés.

Onglet « Maintenance »

remarque

Cela s'applique si vous utilisez le module Gestion des sites et avez activé le paramètre Mesure.

Sur cet onglet, vous pouvez enregistrer l'historique de maintenance du lieu.

Onglet « Images »

remarque

Cela s'applique si vous utilisez le module Gestion des sites.

Sur cet onglet, vous pouvez déterminer si le site doit avoir une photo et choisir laquelle. Si vous chargez plusieurs images, choisissez la photo que vous voulez utiliser dans le menu déroulant Image préférée. Si vous n'en choisissez pas une, aucune photo n'apparaîtra pour le site.

Onglet « Liens »

Sous cet onglet, vous pouvez voir les fiches liées à la fiche de lieu, sur des sous-onglets séparés pour chaque type de fiche.

Onglet « Personnes »

Cet onglet reprend une liste de toutes les personnes liées au lieu.

Onglet « Notes »

remarque

Cela s'applique si vous utilisez le module Gestion des sites.

Cet onglet reprend les aperçus de tous les documents, e-mails et entrées de journal liés au lieu. Vous pouvez également ajouter des remarques concernant le lieu sur cet onglet.