Schutz personenbezogener Daten
Mit der Anonymisierungsfunktionalität für Personen und Bearbeiter anonymisiert TOPdesk personenbezogene Daten auf Personen- und Bearbeiterkarten sowie auf Karten, die damit verknüpft sind.
Sie können einzelne Benutzer und viele Benutzer gleichzeitig anonymisieren. Diese Anonymisierungen können manuell ausgelöst oder automatisch von TOPdesk ausgeführt werden.
Warnung
Sie können Anonymisierungen nicht rückgängig machen. Außerdem können sich anonymisierte Benutzer nicht mehr bei TOPdesk anmelden.
Anmerkung
TOPdesk verwendet für die Anonymisierung den Standard-Admin-Benutzer und dieser darf nicht gelöscht werden. Sollte der Admin-Benutzer aus Ihrer Datenbank gelöscht worden sein, wenden Sie sich bitte an den TOPdesk Support.
Wie richte ich Anonymisierungen ein?
Damit Bearbeiter Benutzer anonymisieren können, muss die Berechtigung Benutzer anonymisieren im Abschnitt Datenschutz aktiviert sein.
Anmerkung
Wir haben die vier bisherigen Berechtigungen zur manuellen Anonymisierung von Personen und Bearbeitern zu einer einzigen Berechtigung zusammengefasst: Anonymisieren von Benutzern. Jeder Benutzer, der über alle vier bisherigen Berechtigungen verfügte, erhält automatisch die neue Berechtigung.
Wie kann ich personenbezogene Daten manuell anonymisieren?
Wichtig
Diese Anonymisierungsfunktion ist nur in der Personenübersicht verfügbar. Wenn Sie eine Personenkarte anonymisieren, wird die verknüpfte Bearbeiterkarte automatisch ebenfalls anonymisiert.
Sie können nur archivierte Personen und Bearbeiter anonymisieren. Archivieren Sie daher zunächst die entsprechenden Einträge, falls diese noch aktiv sind, und ändern Sie die Filtereinstellung in der Personenübersicht auf Alle oder Archivierte Karten.
Beachten Sie dabei Folgendes:
Wählen Sie Einzelne Person und den zugehörigen Bearbeiter aus, wählen Sie die Person aus, die Sie anonymisieren möchten, und wählen Sie in der Personenübersicht die Funktion Anonymisieren aus dem Menü Mehr der Personenübersicht aus.
Um mehrere Personen und die zugehörigen Bearbeiter gleichzeitig zu bearbeiten, wählen Sie die Anonymisierungsoption im Menü Mehr in der Personenübersicht aus.
Um alle ausgewählten Personen und die damit verknüpften Bearbeiter zu anonymisieren, klicken Sie auf Anonymisieren.
Um eine oder mehrere bestimmte Personen und deren Bearbeiter zu anonymisieren, kreuzen Sie die entsprechenden Kästchen an und klicken Sie auf Anonymisieren.
Wie plane ich automatisierte Anonymisierungen?
Automatisierte Anonymisierungen werden bei Benutzern durchgeführt, die bereits seit einer individuell festgelegten Zeit archiviert sind. TOPdesk führt diesen Prozess täglich durch. Um Anonymisierungen zu planen, müssen Sie:
Passen Sie unter Funktionseinstellungen > Datenmanagement > Datenschutz ihre Anonymisierungseinstellungen für Personen und Bearbeiter und/oder Daten in verknüpften Karten / Geschlossenen Incidents separat an.
Die automatische Anonymisierung ist standardmäßig aktiv und ein geeigneter Zeitpunkt wird von uns automatisch eingestellt.
Anonymisierungsverfahren pro Kartenart festlegen
Unter Funktionseinstellungen > Datenmanagement > Schutz personenbezogener Daten können Sie einstellen, wie TOPdesk persönliche Informationen zu verschiedenen Kartenarten bei der Anonymisierung behandelt.
Anmerkung
Für alle Kartenarten ist der Standardmodus immer die Anonymisierung mit einer 6-monatigen Aufbewahrungsfrist. Sie können diese Einstellungen wie auf dieser Seite beschrieben anpassen.
Personen und Bearbeiter anonymisieren
TOPdesk ändert sowohl die Personen- und Bearbeiterkarten als auch die Karten, die mit der anonymisierten Person und dem Bearbeiter verknüpft sind. Dabei werden angehängte E-Mails entfernt sowie Protokolleinträge und Hyperlinks anonymisiert, die "mailto" enthalten.
Für die Kartenarten Incident, Problem, Change (Vorlage), Changeaktivität (Vorlage), Besucher, Reservierung und Ereignis sind folgende Optionen verfügbar:
Anonymisieren (personenbezogene Daten ersetzen)
Inhalt löschen (Kurzbeschreibung, Anfrage und Aktionen)
Anmerkung
Geteilte Incidents sind in der Einstellung für Incidents enthalten. Das Verhalten ist für Anmelder und Mitmelder gleich.
Diese Einstellungen wirken sich nur auf den automatischen Anonymisierungsprozess aus.
TOPdesk anonymisiert Name und E-Mail-Adresse des Bearbeiters sowie Log-Einträge und Hyperlinks, welche "mailto" beinhalten, auf den folgenden Kartenarten, die mit dem anonymisierten Bearbeiter verbunden sind:
Changes und Changevorlagen
Changeaktivitäten und Changeaktivätenvorlagen
Anfragen
Probleme, Teilprobleme und bekannte Fehler
Daten in geschlossenen Incidents löschen
TOPdesk kann irrelevante Karteninhalte nach einer festgelegten Zeitspanne löschen.
Es entfernt die folgenden Informationen aus geschlossenen Karten: Anfrage, Aktion, Kurzbeschreibung und E-Mail-Anhänge.
Zusätzlich werden die Daten von nicht registrierten Anmeldern im Anmelderblock anonymisiert. Andere Anmelderdaten bleiben unverändert und können mit der Funktion "Personen anonymisieren" entfernt werden.
Wie gestalten sich anonymisierte personenbezogene Daten?
TOPdesk anonymisiert personenbezogene Daten unterschiedlich, je nachdem, ob es sich um Personen- oder Bearbeiterdaten handelt und abhängig von der Feldart.
Feldart | Aktion für Personenkartendaten | Aktion für Bearbeiterkartendaten | |
|---|---|---|---|
Freie Textfelder | Persönliche Daten werden ersetzt (*****) | K/A | |
Anfrage, Aktion, Kurzbeschreibung | Option Anonymisieren: persönliche Daten werden ersetzt (*****) | Persönliche Daten werden ersetzt (*****) | |
Option Löschen: Anfrage- und Aktionsfelder werden gelöscht, Kurzbeschreibung wird ersetzt (*****) | |||
Dropdown-Listen | Geleert | ||
Datumsfelder | Auf 01.01.1970 zurückgesetzt | K/A | |
Nummernfelder | Geleert | ||
Avatar-Bild | Wenn das Bild nur auf der Personen-/Bearbeiterkarte verwendet wird, wird es gelöscht. | ||
Wenn das Bild auch an anderer Stelle verwendet wird, wird es nur von der Personen-/Bearbeiterkarte entfernt. | |||
Feedback | Geleert | K/A | |
