Skip to main content

Karten in den Stammdaten

Tab Allgemein

Auf diesem Tab werden Basisinformationen zur Person angezeigt, z.B. die Kontaktdaten und Anmeldedaten für das Self Service Portal.

Eine der hier aufgeführten Angaben zur Person ist das Feld Budgetträger. Dieses Feld gibt an, welchem Budgetträger etwaige aus Incidents, Changes, usw. dieser Person resultierenden Kosten berechnet werden. Aus diesem Grund wird das Feld Budgetträger oft in Kostenstelle umbenannt. Über dieses Feld können Reports erstellt werden, und einer Person kann erlaubt werden, alle Karten für den angegebenen Budgetträger im Self Service Portal zu sehen.

Die Dropdown-Liste Budgetträger kann in den Moduleinstellungen > Stammdaten > Dropdown-Listen ausgefüllt werden. Sie kann für Personenkarten in den Moduleinstellungen > Stammdaten > Personen und Bearbeiter und für den Melderblock auf Karten für Incidents, Changes, usw. in den Funktionseinstellungen > Melderblock aktiviert werden.

In den Blöcken Meine Anfragen und Meine Objekte des Self Service Portals können Sie angeben, ob eine Person neben ihrer eigenen auch andere Karten sehen und bearbeiten darf. Wenn Sie z. B. Abteilung ankreuzen, kann der Benutzer die Anfragen aller Personen seiner Abteilung sehen und bearbeiten.

Tipp

Die Option, eine Person die Reservierungsanfragen anderer Mitglieder seiner Personengruppe einsehen und bearbeiten zu lassen, findet sich in der Personengruppenkarte.

Desweiteren können Sie definieren, ob die Person ein Manager ist oder nicht. Der Manager kann Autorisierungsaktivitäten und vorläufige Requests for Change im Self Service Portal autorisieren.

Tab Informationen

Auf diesem Tab werden weitere Informationen angezeigt, die Sie für die Person für relevant halten. In diesem Memofeld können Sie beispielsweise zusätzliche Informationen zum Bearbeiter registrieren.

Tab „Privat“

Um diesen Tab sehen zu können, muss der entsprechende Bearbeiter, zum Beispiel ein Mitarbeiter der Personalabteilung, gesonderte Rechte dafür erhalten. Auf diesem Tab werden persönliche Angaben registriert wie beispielsweise die Privatanschrift, Kontaktangaben und/oder Geburtsort/-datum.

Tab „Vertrag“

Um diesen Tab sehen zu können, muss der entsprechende Bearbeiter, zum Beispiel ein Mitarbeiter der Personalabteilung, gesonderte Rechte dafür erhalten. Dieser Tab wird für die Registrierung der vertraglichen Vereinbarungen verwendet wie zum Beispiel die Nutzung eines Firmenwagens.

Tab „Grafische Übersicht“

Auf diesem Tab sehen Sie eine grafische Übersicht über alle Dinge, mit denen die Person in TOPdesk verknüpft ist, wie die Niederlassung, das Endgerät und Personengruppen. Klicken Sie auf eines der verknüpften Elemente, um die dazugehörige grafische Übersicht zu öffnen.

Tab „Personengruppe“

Auf diesem Tab können Sie Personengruppenkarten mit der Personenkarte verknüpfen. Hier wird auch eine Liste aller Personengruppen angezeigt, mit der die Person bereits verknüpft ist.

Tab „Assets und Objekte“

Auf diesen Tabs können Sie alle Asset- und Objektkarten einsehen, die mit der Personenkarte verknüpft sind.

Tab „Abbildungen“

Auf diesem Tab geben Sie an, ob bzw. welches Foto zu einer Person gehört und ob dieses in Anmelderblock angezeigt werden soll. Das Foto wird sowohl im Bearbeiterbereich angezeigt (z. B. als Bearbeiter von Incidents, die von der Person angemeldet wurden) sowie im Self Service Portal (z. B. beim Manager, der einen Request der Person genehmigen soll). In der Dropdownliste Bevorzugtes Bild legen Sie fest, welches Foto Sie verwenden möchten, falls mehrere Bilder hochgeladen wurden. Falls Sie kein Bild als Favorit definieren, erscheint kein Foto auf der Personenkarte.

Tab „Verknüpfungen“

Auf diesem Tab können Sie die mit der Person verknüpften Karten einsehen, die pro Kategorie in Subtabs aufgeteilt sind.

Tab „Bemerkungen“

Auf diesem Tab sind alle verknüpften Dokumente, E-Mails und Protokolleinträge verzeichnet. Hier lassen sich ebenfalls Informationen zur Person registrieren.

Tab Allgemein

Auf diesem Tab befinden sich die allgemeinen Angaben zur Personengruppe sowie die Kontaktdaten. Wenn Sie eine Kontaktperson angeben, werden die restlichen Informationen automatisch hinzugefügt. Sie können sie aber weiterhin ändern.

Eine der Personengruppenangaben, die hier angezeigt werden, ist das Feld Kostenstelle. Dieses Feld zeigt an, welcher Kostenstelle für dieses Objekt entstandene Kosten berechnet werden. Das Feld Budgethalter wird aus diesem Grund oft in Kostenstelle umbeannt. Für dieses Feld können Sie einen Report erstellen.

Die Dropdown-Liste Budgetträger kann unter Moduleinstellungen > Stammdaten > Dropdown-Listen ausgefüllt werden.

Sonstige hier angezeigte Informationen zeigen, ob die Personen in der Gruppe basierend auf einer Personenauswahl aktualisiert werden (automatisch oder manuell) sowie Berechtigungen, welche für die zur Gruppe zugehörigen Personen gelten. Zu diesen Berechtigungen zählen beispielsweise die Fähigkeit, Changes, Change Requests und Aktivitäten freizugeben; sowie die Fähigkeit, Reservierungsanfragen von anderen Mitgliedern der Personengruppe einzusehen und zu bearbeiten.

Tab „Grafische Übersicht“

Auf diesem Tab werden alle Dinge, die mit dieser Personengruppe in TOPdesk verknüpft sind (z. B. Niederlassung, Endgerät und Person), grafisch wiedergegeben. Wenn Sie auf eines der verknüpften Elemente klicken, dann wird die dazugehörige grafische Übersicht geöffnet.

Tab „Personen“

Auf diesem Tab können Sie manuell Personengruppenkarten mit der Personenkarte verknüpfen. Hier sehen Sie eine Liste aller mit der Gruppe verknüpften Personen.

Tab „Assets und Objekte“

Auf diesen Tabs können Sie die Asset- und Objektkarten einsehen, die mit der Personengruppenkarte verknüpft wurden.

Tab „Bemerkungen“

Auf diesem Tab sind alle verknüpften Dokumente, E-Mails und Protokolleinträge verzeichnet. Auf diesem Tab können Sie Informationen zur Personengruppe registrieren.

Tab Allgemein

Auf diesem Tab können Sie die Basisinformationen zu einem Bearbeiter einsehen, wie die Kontaktdaten, Anmeldeinformationen und welche Aufgaben ihm zugeordnet sind.

Eine der Bearbeiterangaben, die hier angezeigt werden, ist das Feld Budgetträger. Dieses Feld zeigt an, welchem Budgetträger die von diesem Bearbeiter für Incidents, Changes usw. verursachten Kosten berechnet werden. Das Feld Budgetträger wird aus diesem Grund oft in Kostenstelle umbenannt. Für dieses Feld können Sie einen Report erstellen.

Die Dropdown-Liste Budgetträger kann in den Moduleinstellungen > Stammdaten > Dropdown-Listen ausgefüllt werden. Sie kann für Bearbeiterkarten in den Moduleinstellungen > Stammdaten > Personen und Bearbeiter aktiviert werden.

Tab Informationen

Auf diesem Tab stehen Angaben zum Bearbeiter, die für seine Tätigkeit in TOPdesk wichtig sind. Sie können angeben, ob z. B. der Bearbeiter besonders beachtet werden soll, und zusätzliche Informationen in einem Memofeld vermerken.

Tab „Bearbeitergruppen“

Auf diesem Tab verknüpfen Sie die Bearbeiterkarte mit einer Bearbeitergruppenkarte. Hier sehen Sie eine Liste aller Bearbeitergruppen, die bereits mit dem Bearbeiter verknüpft sind, einschließlich der verknüpften Berechtigungsgruppen und dem Lizenzstatus. Klicken Sie auf Zuordnen und verwenden Sie die Suchfunktion, um die Bearbeitergruppe zu finden, die Sie verknüpfen möchten.

Tab Autorisierungen

In diesem Tab geben Sie an, ob dieser Bearbeiter ein Administrator ist. Falls ja, hat er in TOPdesk alle Rechte für alle Prozesse. Bearbeiterkarten von Administratoren können von anderen Bearbeitern immer nur gelesen, nicht bearbeitet werden.

Im Subtab Berechtigungsgruppen verknüpfen Sie eine oder mehrere Berechtigungsgruppen mit der Bearbeiterkarte. Im Subtab Berechtigungsdetails steht, welche Rechte der Bearbeiter hat. Diese können Sie hier nicht ändern, denn sie setzen sich aus den unterschiedlichen zugewiesenen Berechtigungsgruppen zusammen.

Tab „Filter“

Auf diesem Tab verwalten Sie die Filter, die für den Bearbeiter gelten. Diese können diese Filter hier auch ändern.

Tab „Bilder“

Auf diesem Tab geben Sie an, ob der Bearbeiter ein Bild haben soll und wenn ja, welches. Falls Sie mehrere Bilder hochladen, wählen Sie in der Dropdown-Liste Lieblingsbild das Bild aus, das verwendet werden soll. Falls Sie kein Lieblingsbild auswählen, werden entweder die Initialen des Bearbeiters, ein zufälliges Tierbild, oder gar kein Bild angezeigt, abhängig von der Avatar-Platzhalter-Einstellung unter Funktionseinstellungen > Look & Feel > Allgemein.

Tab „Verknüpfungen“

Auf diesem Tab stehen die mit der Bearbeitergruppenkarte verknüpften Karten, die pro Kategorie in Subtabs aufgeteilt sind.

Tab „Bemerkungen“

Auf diesem Tab sind alle verknüpften Dokumente, E-Mails und Protokolleinträge verzeichnet. Sie können auch Informationen zum Bearbeiter registrieren.

Tab Allgemein

Auf diesem Tab befinden sich die allgemeinen Angaben zur Bearbeitergruppe sowie die Kontaktdaten. Wenn Sie eine Kontaktperson angeben, werden die restlichen Informationen automatisch hinzugefügt. Sie können sie aber weiterhin ändern. Außerdem geben Sie auf diesem Tab an, welche Aufgaben die Bearbeitergruppe übernimmt.

Eine der Bearbeitergruppenangaben, die hier angezeigt werden, ist das Feld Kostenstelle. Dieses Feld gibt an, welche Kostenstelle für die von dieser Bearbeitergruppe verursachten Kosten zuständig ist. Das Feld Budgethalter wird aus diesem Grund oft in Kostenstelle umbeannt. Für dieses Feld können Sie einen Report erstellen.

Die Dropdown-Liste Budgetträger kann unter Moduleinstellungen > Stammdaten > Dropdown-Listen ausgefüllt werden.

Tab Rechte

Auf diesem Tab können Sie die Berechtigungen, die der Bearbeitergruppe zugewiesen sind, sehen und ändern. Indem Sie Bearbeitergruppen mit einer Berechtigungsgruppe verknüpfen, weisen Sie allen Mitgliedern der Bearbeitergruppe Berechtigungen zu. Das Tab besteht aus zwei Subtabs: Berechtigungsgruppen, um zu sehen und zu ändern, welche Berechtigungsgruppen verknüpft sind, und Berechtigungsdetails, um alle mit der Bearbeitergruppe verknüpften Berechtigungen zu sehen.

Tab Informationen

In diesem Textfeld können Sie zusätzliche Informationen zur Bearbeitergruppe registrieren. Sie können angeben, ob z. B. der Bearbeiter besonders beachtet werden soll, und zusätzliche Informationen in einem Memofeld vermerken.

Tab „Bearbeiter“

Auf diesem Tab verknüpfen Sie Bearbeiterkarten mit einer Bearbeitergruppenkarte. Hier sehen Sie eine Liste aller Bearbeiter, die bereits mit der Bearbeitergruppe verknüpft sind.

Tab „Verknüpfungen“

Auf diesem Tab stehen die mit der Bearbeitergruppenkarte verknüpften Karten, die pro Kategorie in Subtabs aufgeteilt sind.

Tab „Bemerkungen“

Auf diesem Tab sind alle verknüpften Dokumente, E-Mails und Protokolleinträge verzeichnet. Auf diesem Tab können Sie Informationen zur Bearbeitergruppe registrieren.

Tab Allgemein

Auf diesem Tab befinden sich die allgemeinen Angaben eines Lieferanten wie beispielsweise die postalische Anschrift, E-Mail-Adresse und Website. Außerdem geben Sie auf diesem Tab an, welche Aufgaben der Lieferant übernimmt.

Tab Informationen

Auf diesem Tab stehen Angaben zum Lieferanten, die für seine Tätigkeit in TOPdesk wichtig sind. Sie können angeben, ob z. B. der Lieferant besonders beachtet werden soll, und zusätzliche Informationen in einem Memofeld vermerken.

Tab „Kontaktpersonen“

Auf diesem Tab wird der Ansprechpartner für diesen Lieferanten registriert.

Tab „Artikel“

Hier registrieren Sie, welche Artikel oder Services Sie bei dem Lieferanten bestellen.

Tab „Reparaturen“

Hier registrieren Sie, welche Reparaturen an Objekten dieses Lieferanten durchgeführt wurden.

Tab „Lieferantenverträge“

Auf diesem Tab stehen die mit diesem Lieferanten abgeschlossenen und in TOPdesk registrierten Lieferantenverträge.

Tab „Verknüpfungen“

Auf diesem Tab stehen die mit der Lieferantenkarte verknüpften Incidentkarten.

Tab „Bemerkungen“

Auf diesem Tab sind finden sich Übersichten aller verknüpften Dokumente, E-Mails und Protokolleinträge. Es enthält auch einen Abschnitt, in dem Notizen über den Lieferanten eingetragen werden können.

Tab Allgemein

Auf diesem Tab befinden sich die allgemeinen Angaben zum Lieferanten sowie seine Kontaktdaten.

Tab „Bemerkungen“

Auf diesem Tab sind alle verknüpften Dokumente, E-Mails und Protokolleinträge verzeichnet. Hier lassen sich ebenfalls Informationen zum Lieferanten registrieren.

Tab Allgemein

Auf diesem Tab können Sie die hochgeladenen Abbildungen sehen und gegebenenfalls rotieren lassen. Außerdem können Sie den Namen sowie die Art der Abbildung spezifizieren und angeben, ob das Bild manuell oder automatisch importiert wurde und ob es aus einem bestimmten Ordner stammt oder der Datenbank.

Auf diesem Tab wird außerdem ein Miniaturbild angezeigt. Das ist gleichzeitig auch das Format in dem das Bild auf dem Tab Allgemein einer Karte angezeigt wird.

Oben rechts können Sie über Neues Bild hinzufügen neue Bilder zur Umgebung hinzufügen.

Tab „Verknüpfungen“

Auf diesem Tab sehen Sie, welche Karten mit der Abbildungskarte verknüpft sind; pro Kategorie unterteilt in Subtabs.

Tab Allgemein

Auf diesem Tab werden Basisinformationen zur Niederlassung angezeigt, z.B. die Kontaktdaten und Accountmanager-Infos.

Tab Informationen

Auf diesem Tab können Sie zusätzliche Informationen zur Niederlassung registrieren. Sie können angeben, ob Sie bspw. zu einer Niederlassung eine Besonderheit vermerken wollen und können Sie diese zusätzlichen Informationen in einem Memofeld festhalten. Außerdem können Sie angeben, ob die Niederlassung eine Hauptniederlassung, Filiale oder unabhängige Niederlassung ist. Die Zeitzone der Niederlassung kann hier eingestellt werden, genauso wie die Servicezeiten und ggf. ein LDAP-Server.

Tab „Immobilien und Messungen“

Anmerkung

Dies trifft nur zu, wenn Sie das Gebäudemanagement verwenden und die Einstellung „Immobilien“ aktiviert haben.

Das Tab „Immobilien und Messungen“ enthält zusätzliche Felder, in denen Informationen zum Gebäude, wie bspw. Grundbucheinträge, finanzielle Daten, Wasser- und Stromstände registriert werden können.

Tab „Grafische Übersicht“

Auf diesem Tab sehen Sie eine grafische Übersicht über alle Dinge, mit denen die Niederlassung in TOPdesk verknüpft ist, wie zum Beispiel die Räume, Personen, Objekte, Filialen oder die Hauptniederlassung. Wenn Sie auf eines der verknüpften Elemente klicken, dann wird die dazugehörige grafische Übersicht geöffnet.

Tab „Personen“

Auf diesem Tab sehen Sie eine Übersicht aller Personen, die mit dieser Niederlassung verknüpft sind.

Tab "Räume"

Auf diesem Tab sehen Sie eine Übersicht aller Räume, die mit dieser Niederlassung verknüpft sind.

Anmerkung

Dies trifft nur zu, wenn Sie das Gebäudemanagement verwenden.

Außerdem können Sie hier auch noch die verschiedenen Gebäudeabschnitte angeben.

Tab 'Objekte'

Auf diesem Tab sehen Sie die mit der Niederlassungskarte verknüpften Objektkarten, die pro Objektkartentyp in Subtabs aufgeteilt sind.

Tab „Abbildungen“

Auf diesem Tab geben Sie an, ob bzw. welches Foto zu einer Niederlassung gehört. In der Dropdownliste Bevorzugtes Bild legen Sie fest, welches Foto Sie verwenden möchten, falls mehrere Bilder hochgeladen wurden. Falls Sie kein Bild als Favorit definieren, erscheint auf der Niederlassungskarte keine Abbildung.

Tab „Verknüpfungen“

Auf diesem Tab stehen die mit der Niederlassungskarte verknüpften Karten, je nach Kartenart auf verschiedenen Subtabs.

Tab „Bemerkungen“

Auf diesem Tab sind alle verknüpften Dokumente, E-Mails und Protokolleinträge verzeichnet. Auf diesem Tab können Sie Informationen zur Niederlassung registrieren.

Tab „Vorgeschichte“

Auf diesem Tab sehen Sie eine Übersicht aller vorgenommenen Änderungen dieser Niederlassungskarte.

Tab Allgemein

Auf diesem Tab werden Basisinformationen zum Raum angezeigt, z.B. den Namen sowie die Niederlassung, in der er sich befindet.

Anmerkung

Dies trifft zu, falls Sie das Modul „Gebäudemanagement“ verwenden:

An dieser Stelle können Sie sowohl die Raumausstattung als auch die Kostenstelle registrieren. Dieses Feld gibt an, welcher Kostenstelle die für diesen Raum entstandenen Kosten berechnet werden. Das Feld Budgethalter wird aus diesem Grund oft in Kostenstelle umbeannt. Für dieses Feld können Sie einen Report erstellen.

Die Dropdown-Liste Budgetträger kann unter Moduleinstellungen > Stammdaten > Dropdown-Listen ausgefüllt werden.

Tab „Grafische Übersicht“

Auf diesem Tab sehen Sie eine grafische Übersicht über alle Dinge, mit denen der Raum in TOPdesk verknüpft ist, wie zum Beispiel Personen und Niederlassungen. Wenn Sie auf eines der verknüpften Elemente klicken, dann wird die dazugehörige grafische Übersicht geöffnet.

Tab „Einrichtung“

Anmerkung

Dies trifft zu, falls Sie das Modul „Gebäudemanagement“ verwenden:

Auf diesem Tab geben Sie an, ob ein Raum ein Standardraum ist, ein unterteilbarer Raum oder ein Teil eines unterteilbaren Raumes. Wenn ein Raum unterteilbar ist, dann lassen sich auch diese Teilräume registrieren.

Tab „Gebiet“

Anmerkung

Dies trifft zu, falls Sie das Modul „Gebäudemanagement“ verwenden:

Auf diesem Tab registrieren Sie physische Daten wie z. B. die Höhe oder die Bodenfläche.

Tab „Reservierungsmanagement“

Auf diesem Tab geben Sie an, welche Reservierungsfunktionalitäten für diesen Raum gelten. An dieser Stelle sehen Sie, welche Services momentan verknüpft sind.

Tab „Wartung“

Anmerkung

Dies trifft zu, wenn Sie das Modul „Gebäudemanagement“ verwenden und Sie die Einstellung „Messungen“ aktiviert haben.

Auf diesem Tab registrieren Sie die Instandhaltungsgeschichte des Raums.

Tab „Abbildungen“

Anmerkung

Dies trifft zu, falls Sie das Modul „Gebäudemanagement“ verwenden:

Auf diesem Tab geben Sie an, ob bzw. welches Foto zu einer Niederlassung gehört. In der Dropdownliste Bevorzugtes Bild legen Sie fest, welches Foto Sie verwenden möchten, falls mehrere Bilder hochgeladen wurden. Falls Sie kein Bild als Favorit definieren, erscheint auf der Niederlassungskarte keine Abbildung.

Tab „Verknüpfungen“

Auf diesem Tab stehen die mit der Raumkarte verknüpften Karten, je nach Kartenart auf verschiedenen Subtabs.

Tab „Personen“

Auf diesem Tab sehen Sie eine Übersicht aller Personen, die mit diesem Raum verknüpft sind.

Tab „Bemerkungen“

Anmerkung

Dies trifft zu, falls Sie das Modul „Gebäudemanagement“ verwenden:

Auf diesem Tab sehen Sie die Übersichten aller verknüpften Dokumente, E-Mails und Protokolleinträge verzeichnet. Auf diesem Tab können Sie Informationen zum Raum registrieren.