Datenmanagement
In vielen Staaten gibt es Gesetze zum Schutz personenbezogener Daten. In der EU wird der Schutz dieser Daten durch die Allgemeine Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) geregelt. Diese Verordnung zielt darauf ab, verschiedene Rechte zu gewährleisten, darunter das Recht einer Person, dass ihre Daten nur für angemessene Aufbewahrungszeiträume gespeichert werden (Art. 5e DSGVO). Die TOPdesk-Software verfügt über Anonymisierungsfunktionen und wir empfehlen die folgenden Best Practices, damit Ihre Organisation die Anforderungen der DSGVO erfüllen kann. Möchten Sie mehr über die DSGVO erfahren, bevor Sie Verfahren zur Datenspeicherung für Ihre Organisation einführen? Dann besuchen Sie My TOPdesk.
Erstellen Sie einen Anonymisierungsprozess für Mitarbeiter, die Ihre Organisation verlassen haben.
Verwenden Sie die Personen- und Bearbeiteranonymisierung, damit TOPdesk persönliche Informationen auf Karten nach einem benutzerdefinierten Archivierungszeitraum anonymisiert.
Persönliche Daten von Personen- und Bearbeiterkarten entfernen lassen
Richten Sie einen separaten Anonymisierungszeitraum für archivierte Personen- und Bearbeiterkarten ein. Konfigurieren Sie TOPdesk, um Daten für jede verknüpfte Kartenart zu anonymisieren oder zu löschen.
Anmerkung
Um die automatische Anonymisierung einzurichten, navigieren Sie zu Funktionseinstellungen > Datenmanagement > Schutz personenbezogener Daten > Personen / Bearbeiter anonymisieren / Daten in geschlossenen Karten löschen.
Lassen Sie die Inhalt alter Karten löschen
Um die Daten von Benutzern zu schützen, die noch in Ihrer Organisation aktiv sind, lassen Sie TOPdesk den Karteninhalt löschen, wenn er nicht mehr relevant ist. Nach einem von Ihnen gewählten Zeitraum löscht die Funktion Daten in geschlossenen Incidents löschen die folgenden Informationen aus geschlossenen Karten: Anfrage, Aktion und Kurzbeschreibung. Sich auf den Anmelder beziehende Informationen werden unverändert belassen, mit Ausnahme von Daten nicht registrierter Anmelder, die entfernt werden. Wenn Sie über personenbezogene Anonymisierungen verfügen, werden diese durch diesen Vorgang nicht beeinträchtigt.
Anmerkung
Um diese Anonymisierung einzurichten, navigieren Sie zu Funktionseinstellungen > Datenmanagement > Schutz personenbezogener Daten > Daten in geschlossenen Karten löschen.
Lassen Sie Anhänge regelmäßig löschen
Laden Benutzer Anhänge in TOPdesk hoch, die persönliche Informationen beinhalten? Dann müssen Sie diese Dateien regelmäßig löschen. Verwenden Sie die Funktion Dateibereinigung, um Anhänge zu bereinigen. Mit dieser Funktion können Sie für jeden Vorgang festlegen, wie lange Sie angehängte Dateien speichern möchten.
Anmerkung
Um Anhänge automatisch löschen zu lassen, navigieren Sie zu Funktionseinstellungen > Datenmangement > Dateibereinigung.
Begrenzen Sie den Lebenszyklus Ihrer TOPdesk-Datenbank-Backups
Als SaaS-Kunde müssen Sie sich hier um nichts kümmern. TOPdesk hat bei den Prozessen für den Umgang mit und der Aufbewahrung von Daten die DSGVO-Anforderungen berücksichtigt.
Wenn Sie ein On-Premises-Kunde sind, empfiehlt TOPdesk die Einrichtung eines Zeitlimits in Ihrem Sicherungszyklus. Weitere Anweisungen erhalten Sie in der Dokumentation des Herstellers Ihres Sicherungssystems.