Changemanagement
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Die Struktur des Changemanagements
Das TOPdesk Changemanagementmodul ist das ideale Tool zur Bearbeitung aller geplanten großen oder kleinen Veränderungen innerhalb Ihrer Organisation. Ein gutes Beispiel für eine kleine, funktionelle Änderung ist das Hinzufügen einer zusätzlichen Funktionalität zu einer Anwendung, oder eine Änderung am Layout der Organisationswebsite.
Ein gutes Beispiel für eine große Veränderung an der Infrastruktur ist das Ersetzen eines E-Mail-Servers, weil zusätzliche Kapazität benötigt wird. Ein weiteres gutes Beispiel ist der Eintritt eines neuen Mitarbeiters. In diesem Fall müssen viele Abteilungen Dinge erledigen, wie z. B. die Einrichtung von Konten (IT), die Gehaltsabrechnung (HR) und die Vorbereitung des Arbeitsplatzes (Facilitymanagement).
Einfache und umfassende Changes
Das Changemanagement kennt zwei Arten von Changes, um die oben genannten Änderungen zu bearbeiten: den einfachen Change (
) und den umfassenden Change (
). Eine einfacher Change kann schnell registriert und bearbeitet werden. Er ist von geringer Komplexität und kann von einer Person bearbeitet werden. Im Gegensatz zu einfachen Changes ist ein umfassender Change komplexer und erfordert die Bearbeitung durch mehrere Personen. Aus diesem Grund beinhalten umfassende Changes mehrere Aktivitäten, die möglicherweise von mehreren Abteilungen bearbeitet werden.
Changephasen
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In TOPdesk umfasst ein Change folgende Phasen:
Phase vorläufiger Request for Change: Ein vorläufiger Request for Change (PRfC) kann entweder von Benutzern über das Self Service Portal oder von Bearbeitern über den Bearbeiterbereich eingereicht werden. Er muss in der Regel vom Vorgesetzten des Anfragenden genehmigt werden. Wenn Sie den Benutzern die Möglichkeit geben wollen, Requests for Change direkt einzureichen, kann dieser Genehmigungsschritt übersprungen werden.
Phase Request for Change: In dieser Phase wird entschieden, ob der Request for Change (RfC) als einfacher Change oder als umfassender Change mit mehreren Aktivitäten bearbeitet werden soll. Sobald eine PRfC genehmigt wurde, muss die RfC von einem Bearbeiter genehmigt werden. Wenn der Request nicht bereits mit einer vorgefertigten Change-Vorlage verknüpft wurde, kann dies ebenfalls in dieser Phase geschehen.
Phase In Bearbeitung: Nach der Genehmigung erscheint der einfache Change oder die erste Aktivität des umfassenden Changes in der Aufgabenliste des betreffenden Bearbeiters. Wenn die Fristen des Changes nicht eingehalten werden können, kann die Planung jederzeit angepasst werden. Aktivitäten oder der Change selbst können auch jederzeit abgelehnt werden. Dies kann z. B. über optionale Autorisierungsaktivitäten im Self Service Portal erfolgen.
Evaluierungsphase (nur bei umfassenden Changes): Wenn ein umfangreicher Change eine Evaluierungsphase beinhaltet, wird diese Phase nach der Phase "In Bearbeitung" gestartet. Diese Phase wird meist für Aktivitäten genutzt, die nicht direkt für die Durchführung des Changes erforderlich sind, wie z. B. die Einrichtung von Backups.