Best Practices für die Leistung
Wir haben TOPdesk mit sehr wenig Einschränkungen hinsichtlich der Datenmengen konzipiert, die angefragt oder geändert werden können. Jedoch gibt es ein paar Funktionen, die ohne Bedacht verwendet zu Leistungseinbußen Ihrer Umgebung führen können.
Im Folgenden können Sie sich in einige Best Practices für die optimale Verwendung von TOPdesk einlesen.
Anmerkung
Es kann sein, dass Sie diese Tipps nicht immer anwenden können, wenn die von Ihnen abgerufenen Daten für Ihren Prozess unabdingbar sind. Wir haben diese Anwendungsfälle berücksichtigt und deshalb verfügt jede TOPdesk Instanz bis zu einem gewissen Grad über zusätzliche Kapazitäten für eine vorübergehende starke Nutzung.
Allgemeiner Tipp
Wir empfehlen, so wenig Daten wie möglich zu verwenden, da sich die Abfrage oder Bearbeitung großer Datenmengen auf die Leistung Ihrer Umgebung auswirkt. Überlegen Sie zum Beispiel, ob es für Sie sinnvoll ist, alle jemals erstellten Incidents abzufragen, wenn nur wenige seit der letzten Abfrage geändert wurden.
API Verwendung
Verwendung dedizierter API-Konten:
Geben Sie Ihren Automatisierungs- und API-Konten einen bestimmten und für Menschen lesbaren Namen. Dieses Vorgehen hilft Ihrer eigenen Verwaltung, indem sie die Funktion jedes Kontos identifiziert und gleichzeitig dem TOPdesk Support hilft, die Protokolle bei Bedarf effizienter zu untersuchen. Zum Beispiel: ODATA-API, ASSET-AKTIONEN-API, INCIDENT-AKTIONEN-API, MAILIMPORT.
Vermeiden Sie API-Spamming:
Stellen Sie sicher, dass in Fällen, in denen externe Systeme API-Aufrufe an TOPdesk senden, diese das System nicht überladen. Wenn zum Beispiel ein Server nur noch 5 % Speicherplatz zur Verfügung hat, sendet er automatisch einen API-Aufruf an TOPdesk, um einen Incident zu erstellen. Stellen Sie in diesem Fall sicher, dass nur ein API-Aufruf gesendet wird, und vermeiden Sie, dass derselbe API-Aufruf alle 5 Sekunden gesendet wird.
OData
Konfigurieren Sie OData-Anfragen möglichst optimal. Siehe Wissensartikel KI 12820 in My TOPdesk für weitere Informationen.
Rufen Sie die gleichen Daten nur einmal auf.
Rufen Sie nur jene Daten auf, die sich seit dem letzten Aufruf geändert haben oder die relevant sind.
Übersichten nach CSV exportieren
Begrenzen Sie die Anzahl der exportierten Karten.
Anmerkung
Die Exportgrenze liegt bei über 1 Million. (Die Höchstgrenze von 10.000 Datensätzen in der Übersicht gilt nicht für Exporte.)
Wir empfehlen, ohne Notizfelder zu exportieren sowie bei großem Umfang bestenfalls außerhalb der Arbeitszeit.
Auswahlen
Versuchen Sie dabei, indizierte Werte zu verwenden.
Tipp
Datumsangaben und Dropdown-Werte sind höchstwahrscheinlich in der Datenbank indiziert, Notiz- und Textfelder hingegen nicht.
Vermeiden Sie dabei zu komplizierte Auswahlen mit vielen Unterbedingungen.
Beispielsweise wären Incidents der Kategorie X oder nach dem 1. Januar 2024 erstellte Incidents mit der Bearbeitergruppe Y eine gute Auswahl. Zu den zu umfangreichen Auswahlen gehören beispielsweise Incidents mit einem Notizfeld, das ein häufig vorkommendes Wort enthält, wie "Fehler" oder "Drucker".
Reporting
Verwenden Sie einen praktischen Filter oder eine Auswahl, um die Datenmenge zu begrenzen, die für den Report geprüft werden müssen.
Begrenzen Sie das Datum.
Vermeiden Sie eine große Anzahl von Gruppierungen. Ein Beispiel für eine zu umfangreiche Gruppierung ist die Gruppierung der Incidents des letzten Jahres nach Tagen, wohingegen die Gruppierung nach Monaten gut geeignet wäre.
Vermeiden Sie es, der TOPdesk Managementübersicht umfangreiche Reports hinzuzufügen. Auf diese Weise wird der Report nur bei Bedarf berechnet, während die Reports in der Managementübersicht in regelmäßigen Abständen berechnet werden.
E-Mail-Importe
Vermeiden Sie Mailschleifen:
Befolgen Sie die Empfehlungen aus Wissensartikel KI 10145 in My TOPdesk.
Vermeiden Sie, automatisierte E-Mails an eine E-Mail-Import-Adresse zu versenden.
Vermeiden Sie das Versenden von automatischen E-Mails, wenn Sie eine Aktualisierung per E-Mail erhalten oder erwägen Sie die Notwendigkeit davon sehr genau, denn die Antwort wird in TOPdesk importiert und eine neue Aktualisierung wird ebenfalls versendet. Dies wird zum Problem, wenn der Empfänger die gleiche Strategie einsetzt, z. B. im Falle von externen E-Mails.
Vermeiden Sie Abwesenheitsnachrichten ohne den ursprünglichen Betreff, da TOPdesk diese als neue Karten interpretiert und möglicherweise eine Bestätigungsnachricht als Antwort versendet wird.
Ereignisse
Vermeiden Sie Ereignisschleifen:
Seien Sie besonders achtsam, wenn Sie die mit Ihren automatischen Aktionen verknüpften Ereignisse konfigurieren (obwohl TOPdesk über einen Mechanismus verfügt, solche Ereignisse zu erkennen und zu unterbinden).
Vermeiden Sie zum Beispiel Fälle, in denen Sie eine Automatisierung einrichten, um Änderungen an einer Karte vorzunehmen und gleichzeitig automatische Benachrichtigungen zu erhalten, wenn eine Änderung vorgenommen wird. Sie können dies erreichen, indem Sie festlegen, dass nach der Bearbeitung einer Karte eine Aktion ausgeführt wird , es sei denn, der Änderer der Karte ist der API-Bearbeiter für Aktionen. Der Incident ist nur ein Beispiel, dies kann auch bei anderen Kartenarten vorkommen.
Incidents
Vermeiden Sie extrem große Incidents mit mehr als 200 Notizfeldern, da solche Incidents die Leistung Ihrer Umgebung verlangsamen.