Aktionsmanagement
Einleitung
In TOPdesk können Sie bestimmte Zeitpunkte definieren, an denen Aktionen ausgelöst werden. Wenn Sie einen Bearbeiter zum Beispiel darüber benachrichtigen möchten, dass sein Incident gelöst wurde, dann können Sie eine E-Mail (Aktion) an dem Zeitpunkt versenden, an dem der Incident geschlossen wird (bestimmter Zeitpunkt). Diese Zeitpunkte werden in TOPdesk Ereignisse genannt und das, was diese Ereignisse auslösen, heißt Aktionen.
Ereignisse und Aktionen sind in alle Prozesse in TOPdesk integriert. Sie können Ereignisse und Aktionen für grundlegende Benachrichtigungen einrichten, wie das Versenden einer E-Mail oder das Erstellen eines Protokolleintrags. Sie können auch für spezifische Anwendungen verwendet werden, wie z. B. die Erstellung von formatierten Dokumenten oder spezifische mobile Benachrichtigungen für Bearbeiter. Häufig verwendete Beispiele werden in diesem Handbuch erläutert.
Automatisierung von Arbeitsabläufen
Im Aktionsmanagement können Sie den Arbeitsablauf Ihrer Bearbeiter automatisieren, indem Sie Ereignisse und Aktionen kombinieren. Wenn z. B. mehrere Personen informiert werden müssen, wenn ein neuer Incident registriert wird, können Sie entsprechende Ereignisse und Aktionen einrichten. In diesem Beispiel wäre das Erstellen einer neuen Incidentkarte das Ereignis. Die erste Aktion ist das Senden einer E-Mail-Nachricht an den Bearbeiter; die zweite Aktion ist das Senden einer E-Mail-Nachricht an den Melder des Incidents.
Sie können Aktionen auch manuell über die Kontextmenüs neben vielen der Felder auf TOPdesk Karten auslösen (nur im Bearbeiterbereich). Verwenden Sie manuell ausgelöste Aktionen für Situationen, in denen sich sonst nichts auf der Karte ändert, z. B. wenn Sie weitere Informationen vom Melder anfordern möchten, während Sie seine Frage bearbeiten.
Im Allgemeinen finden Sie Aktionen im Aktionsexplorer oder in der Übersicht der automatisierten Aktionen. Beim Assetmanagement befinden sich die Aktionen im Block Asset-Aktionen auf der Modulseite des Assetmanagements oder in den automatisierten Aktionen auf der Modulseite des Aktionsmanagements.