Verantwoord gegevensbeheer
Veel landen hebben wetten om persoonlijke gegevens te beschermen. In de EU wordt de bescherming van deze gegevens geregeld door de General Data Protection Regulation (GDPR), ofwel AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Deze verordening is gericht op het waarborgen van verschillende rechten, waaronder het recht van een persoon dat zijn gegevens alleen voor een redelijke bewaartermijn worden bewaard (Art. 5e AVG). TOPdesk-software beschikt over anonimiseringsfuncties en wij raden de volgende best practices aan om uw organisatie te laten voldoen aan de eisen van de AVG. Wilt u meer weten over de AVG voordat u procedures voor het bewaren van gegevens voor uw organisatie opstelt? Ga dan naar Mijn TOPdesk.
Zorg voor een anonimisatieprocedure voor medewerkers die de organisatie hebben verlaten
Gebruik de anonimisering voor personen en behandelaars om TOPdesk persoonlijke informatie op kaarten te laten anonimiseren na een aangepaste archiveringsperiode.
Persoonlijke gegevens laten verwijderen van persoons- en behandelaarskaarten
Stel een aangepaste anonimiseringsperiode in voor gearchiveerde persoons- en behandelaarskaarten afzonderlijk. Configureer TOPdesk voor het anonimiseren of verwijderen van gegevens per gekoppelde kaartsoort.
Opmerking
Om de geautomatiseerde anonimisering in te stellen, ga ja naar Technische instellingen > Bescherming van persoonsgegevens > Personen / behandelaars anonimiseren / gegevens verwijderen in gesloten kaarten.
Inhoud van oude kaarten verwijderen
Om gegevens te beschermen van gebruikers die nog actief zijn binnen de organisatie, kun je TOPdesk de inhoud van kaarten laten verwijderen als deze niet meer relevant is. Na een door u te bepalen periode verwijdert de functie Gegevens in gesloten kaarten de volgende gegevens van gesloten kaarten: aanvraag, actie en korte omschrijving. Informatie over de aanmelder blijft ongewijzigd, behalve in het geval van ongeregistreerde aanmeldergegevens die worden verwijderd. Als je op personen gebaseerde anonimiseringen hebt, worden deze niet verstoord tijdens dit proces.
Opmerking
Om deze anonimisering in te stellen, ga je naar Technische instellingen > Bescherming van persoonsgegevens > Gegevens verwijderen in gesloten kaarten.
Zorg dat bijlagen regelmatig worden verwijderd
Plaatsen gebruikers bijlagen in TOPdesk die persoonlijke informatie bevatten? Dan moet je deze bestanden regelmatig verwijderen. Gebruik de functionaliteit Bestandsbeheer om bijlagen op te ruimen. Met deze functie kun je per proces bepalen hoe lang je bijgevoegde bestanden wilt bewaren.
Opmerking
Als je bijlagen automatisch wilt laten verwijderen, ga je naar Technische instellingen > Bestandsbeheer.
Beperk de levensduur van de TOPdesk-databasebackups
Als SaaS-klant hebt je hier geen last van. TOPdesk heeft in haar procedures voor gegevensverwerking en -bewaring rekening gehouden met de AVG-eisen.
Voor on-premise klanten adviseert TOPdesk om een tijdslimiet op te nemen in de backuprotatie. Raadpleeg voor instructies de documentatie van de leverancier van het back-upsysteem.